Mình không hiểu sao nhưng mình sắp xếp như sau:
1. Tất cả các giấy tờ của 1 cá nhân: hợp đồng thử việc, lao động, sơ yếu ... cho vào 1 túi hồ sơ
2. Phân loại ai đang làm việc để riêng, các hồ sơ đã nghỉ để riêng (các hồ sơ này chỉ cần lưu tối đa 3 năm)
3. Phân theo từng phòng ban, mỗi phòng ban 1 giá đựng hồ sơ riêng.
4. Sắp xếp từ trái sang là cấp cao nhất cho đến cấp thấp nhất.
>> Đấy là nhân sự lưu trữ. Cách này sẽ theo dõi được lịch sử từng nhân viên.

Bạn có nói về việc cung cấp giấy tờ cho thuế kiểm tra. Như vậy thì sẽ phải photo các loại hợp đồng ra và sắp xếp tiếp:
1. Phân loại theo năm ký hợp đồng. Mỗi 1 năm là 1 folder
2. Trong mỗi folder đó lại phân tiếp thành 3 nhóm: Thử việc, Bắt đầu làm việc và Thôi việc
3. Trong mỗi nhóm đó lại phân ra thành từng phòng ban.
4. Trong mỗi phòng ban lại sắp xếp từ to nhất xuống thấp nhất về vị trí.
Cách sắp xếp này sẽ không theo dõi được lịch sử từng người nhưng sẽ theo dõi được lịch sử tổng thể của cả công ty và phòng ban, có bao nhiêu thử việc, bao nhiêu chính thức và bao nhiêu thôi việc, tổng lương như thế nào ?. Sau đó nếu muốn theo dõi lịch sử của từng nhân sự thì lại quay vào kiểm tra hồ sơ trong phòng nhân sự.