Xin kinh nghiệm lưu trữ, sắp xếp, theo dõi hợp đồng lao động

Chào các bạn! Mình tên là Vân
Mình có một vấn đề cần các bạn giúp đỡ và chia sẻ kinh nghiệm.
Hiện tại, mình đang sắp xếp lại hợp đồng lao động (HDLĐ) của công ty mình. Vì công ty mình hoạt động được 8 năm, có hàng trăm nhân viên đến làm việc và nghỉ việc, mỗi nhân viên lại có ít nhất 3 hợp đồng: HĐ thử việc, HĐ lần 1, 2, 3. Nhân viên làm việc tại các phòng, bộ phận như: phòng kế toán, HCNS, kinh doanh, KHKT, tổ sơn, tổ cắt, tổ dập bẻ, tổ hàn...
Mình đang băn khoăn không biết nên sắp xếp HDLĐ theo :
+ theo năm (VD 2007, 2008, 2009, 2010, 2011)
+ theo vị trí làm việc: phòng kế toán, HCNS, kinh doanh, KHKT, tổ sơn, tổ cắt, tổ dập bẻ, tổ hàn...
+ Hay theo HDLĐ đang làm việc, HDLĐ đã nghỉ việc...
Mình rất mong các bạn đã từng làm công việc theo dõi HDLĐ chia sẻ cho mình chút kinh nghiệm để việc theo dõi hợp đồng, sắp xếp và lưu trữ hợp đồng sao cho khoa học, dễ tìm, sau này còn Thuế kiểm tra...
Các bạn gọi cho mình theo số Vân 0978.659.063 hoặc gửi vào mail vanmytek@gmail.com.
Mình cám ơn các bạn/anh/chị rất nhiều!

Mình không hiểu sao nhưng mình sắp xếp như sau:
1. Tất cả các giấy tờ của 1 cá nhân: hợp đồng thử việc, lao động, sơ yếu ... cho vào 1 túi hồ sơ
2. Phân loại ai đang làm việc để riêng, các hồ sơ đã nghỉ để riêng (các hồ sơ này chỉ cần lưu tối đa 3 năm)
3. Phân theo từng phòng ban, mỗi phòng ban 1 giá đựng hồ sơ riêng.
4. Sắp xếp từ trái sang là cấp cao nhất cho đến cấp thấp nhất.
>> Đấy là nhân sự lưu trữ. Cách này sẽ theo dõi được lịch sử từng nhân viên.

Bạn có nói về việc cung cấp giấy tờ cho thuế kiểm tra. Như vậy thì sẽ phải photo các loại hợp đồng ra và sắp xếp tiếp:
1. Phân loại theo năm ký hợp đồng. Mỗi 1 năm là 1 folder
2. Trong mỗi folder đó lại phân tiếp thành 3 nhóm: Thử việc, Bắt đầu làm việc và Thôi việc
3. Trong mỗi nhóm đó lại phân ra thành từng phòng ban.
4. Trong mỗi phòng ban lại sắp xếp từ to nhất xuống thấp nhất về vị trí.
Cách sắp xếp này sẽ không theo dõi được lịch sử từng người nhưng sẽ theo dõi được lịch sử tổng thể của cả công ty và phòng ban, có bao nhiêu thử việc, bao nhiêu chính thức và bao nhiêu thôi việc, tổng lương như thế nào ?. Sau đó nếu muốn theo dõi lịch sử của từng nhân sự thì lại quay vào kiểm tra hồ sơ trong phòng nhân sự.

Đọc cái này không hiểu lắm nhỉ.