Hiện nay rất nhiều doanh nghiệp bận rộn trong việc họp hành đưa ra những phương án mới nhưng thực tế năng suất lao động của công ty lai không có tiến triển. Do đó, việc làm sao để tránh được những cuộc họp mất thời gian là vô cùng cần thiết.

Trước khi có một cuộc họp được tổ chức hãy yêu cầu cấp trên cho biết nội dung của cuộc họp, nếu đó thực sự là một cuộc họp không có sẵn chương trình thì hãy cương quyết từ chối.Cuộc họp mà không một ai nắm rõ nội dụng, dự định hoàn thành làm gì chỉ gây mất thời gian của tất cả mọi người. Nếu họ không xác định mục đích thì sẽ không có cách nào để định hướng tiến đến mục tiêu. Theo một nghiên cứu trên 2000 nhà quản lý thì kết quả thu được các nhà quản lý cho rằng 30% thời gian của các cuộc họp là lẵng phí. Điểm mấu chốt là các cuộc họp có thể lãng phí khoảng thời gian không thể thay thế được.

Để làm việc hiệu quả, sau đây là một số lời khuyên đưa ra để hạn chế các cuộc họp kéo dài không cần thiết:

- Học cách nói "Không": đây là một trong những kỹ năng khó nhất để có thể làm việc hiệu quả. Biết cách từ chối các lời mời tham dự họp. Mỗi chúng ta phải phân biệt những gì phù hợp với mình để tránh bị cuốn vào những việc nằm ngoài khả năng. Chỉ khi nào bạn học được cách nói không, còn không thì bạn sẽ không thể làm việc hiệu quả được.

- "Không họp vào thứ 6": Cuối tuần là khoảng thời gian để tổng hợp các công việc quan trọng nhất để hoàn thành. Hãy dừng các cuộc họp diễn ra vào ngày thứ 6 để có một ngày làm việc hiệu quả. Cho dù là bạn đang tập trung vào các dự án, báo cáo, công việc sáng tạo thì hãy yên tâm là bạn có cả một ngày dành cho các nhiệm vụ quan trọng khác đáng để bạn bỏ thời gian ra làm.

- Tìm giải pháp quản lý công việc sáng tạo và nhằm tăng khả năng hiển thị cũng như loại bỏ các buổi họp phát sinh thêm. Bố trí tài liệu một cách cụ thể, chi tiết và dễ dàng theo dõi nhất để khi cần cho một dự án nào đó thì có thể cung cấp luôn tránh mở cuộc họp tổng hợp từ đâu rất mất thời gian.

- Luôn luôn đúng giờ: Người Việt Nam có thói quen rất xấu đó là trễ hẹn và rất nhiều doanh nghiệp cũng mắc phải tình trạng này. Hãy thay đổi ngay, phải nhớ rằng muốn thực hiện hiệu quả công việc thì phải bắt đầu và kết thúc cuộc họp đúng giờ. Nếu những người tham dự cuộc họp biết rằng cho dù họ có đến sớm đúng lúc 8h thì cuộc họp vẫn chỉ bắt đầu vào lúc 8h15 do đó họ sẽ chẳng có lý do gì mà không đến lúc 8h15 để đỡ phải đợi.

- Trong cuộc họp phải giữ cho cuộc thảo luận đúng trọng tâm, không bị lạc hướng. Khi thông báo họp hãy yêu cầu những người tham gia chuẩn bị trước tài liệu, ý kiến đúng nội dung chương trình để tránh những ý kiến trái ngược gây mất thời gian mà không giải quyết được vấn đề. Nếu những người tham gia không xác định được mục đích thì sẽ không có cách nào để định hướng tiến đến mục tiêu.

- Muốn giảm bớt những cuộc họp không cần thiết, cần giảm bớt số lượng phòng họp cũng có thể được

Nếu công ty có 10 phòng họp nên giảm xuống còn 2, 3 phòng, nếu có 2 phòng họp nên bớt đi để lại một thôi. Nếu hạn chế về địa điểm họp thì việc họp hành cũng sẽ giảm theo, bớt được những cuộc họp không cần thiết và cũng góp phần làm cho cuộc họp gọn nhẹ hơn.

Giảm bớt những cuộc họp đồng thời cũng tạo cho nhà kinh doanh (chủ doanh nghiệp) có nhiều thời gian tiếp xúc trao đổi, trò chuyện với nhân viên. Ngoài những cuộc họp nếu người chủ có dịp tiếp xúc trao đổi ý kiến với nhân viên cũng có tác dụng tích cực động viên mọi người suy nghĩ, nhiều khi vì thế làm cho hai bên thông cảm cho nhau hơn khiến vấn đề dễ được giải quyết.

Theo nhà phát minh Thomas Edison : " Bận rộn không có nghĩa là vì công việc thật sự". Thay vào đó, ông đã nói: "Mục tiêu của mọi công việc là hiệu quả hoặc hoàn thành... trông như đã làm nhưng lại chưa làm". Hiệu quả chính là chiến lược để đạt đến mục tiêu, chứ không phải đã bận rộn đến mức nào.

St.