Gần như trong ứng dụng Excel phục vụ quản lý, làm báo cáo, tính toán, thống kê số liệu ... thì việc dùng hàm If là điều bắt buộc. Hàm IF có cấu trúc (=IF(LOGIC,VALUE_TRUE, VALUE_FALSE) thì các bạn đều biết đúng không!. Tuy nhiên, trong thực tế thì để tính toán ra 1 kết quả thì phải thỏa mãn rất nhiều điều kiện.
Trong quản lý nhân sự, tiền lương thì mình cũng đã từng tiếp cận những nhân sự dùng hàm if lồng ghép, rẽ nhánh có đến hơn 20 điều kiện để ra kết quả. Điều này dẫn đến công thức rất dài, nếu có sai xót thì rất khó kiểm tra lại. Vậy làm thế nào để đơn hóa hơn và dễ dàng kiểm tra, chỉnh sửa lại hơn?
Theo kinh nghiệm làm Excel và trợ giúp cho nhiều người về Excel, mình xin chia sẻ phương pháp như sau:
Phương pháp 1 - Ngắt dòng công thức lồng ghép
* Công thức khó kiểm tra
Ví dụ: =IF((E8="GD")*(G8<22),500000,IF((E8="PGD")*(G8<23) ,400000,IF(((E8="TPKD")+(E8="KTT")+(E8="CHT"))*(G8 <24),300000,IF(ISNA(MATCH(E8,{"GD","PGD","TPKD","K TT","CHT"},0))*(G8<25),250000,0))))
* Công thức dễ kiểm tra hơn bằng cách ngắt dòng (Tổ hợp phím ALT + ENTER)
Ví dụ: =IF((E8="GD")*(G8<22),500000,
IF((E8="PGD")*(G8<23),400000,
IF(((E8="TPKD")+(E8="KTT")+(E8="CHT"))*(G8<24),300 000,
IF(ISNA(MATCH(E8,{"GD","PGD","TPKD","KTT","CHT"},0 ))*(G8<25),250000,0))))
Phương pháp 2 - Phân tích để rẽ nhánh công thức thành nhiều biểu thức hàm
Ví dụ: Căn cứ vào chức vụ để rẽ nhánh thành nhiều biểu thức hàm
=IF((E8="GD")*(G8<22),500000,0)+
IF((E8="PGD")*(G8<23),400000,0)+
IF(((E8="TPKD")+(E8="KTT")+(E8="CHT"))*(G8<24),300 000,0)+
IF(ISNA(MATCH(E8,{"GD","PGD","TPKD","KTT","CHT"},0 ))*(G8<25),250000,0)
Phương pháp 3 - Kỹ thuật dùng toán tử thay thế hàm AND, OR, NOT -> Giúp giảm số lượng hàm điều kiện
Ví dụ: =IF((E8="GD")*(G8<22),500000,0) => Dùng toán tử nhân thay thế hàm AND trong Excel
Phương pháp 4 - Tư duy trước, viết hàm sau
Có thể nói đây là phương pháp khó thực hiện nhất. Mình gặp rất nhiều người cứ có bài toán rồi gõ luôn công thức. Hệ quả là cứ gõ xong thì báo lỗi hoặc trả về kết quả sai, kết quả lỗi. Nếu trả về lỗi thì còn biết đường kiểm tra công thức nhưng nếu vẫn cho ra kết quả mà người làm không biết là sai thì cực kỳ nghiêm trọng (mất việc, đền tiền như chơi). Do vậy, hãy tư duy trước rồi viết hàm sau. Vậy tư duy như thế nào?
- Sắp xếp điều kiện: Điều kiện nào xét trước, điều kiện nào xét sau
- Thỏa mãn duy nhất hay thỏa mãn đồng thời: Ví dụ mình xét thưởng cho nhân viên, nhân viên nào tháng này có sinh nhật thì thưởng X tiền, có doanh số tốt được thưởng Y tiền => Vậy có thể có nhân viên vớ được cả 2 khoản thưởng đúng không!
...
Phương pháp 5: Thủ thuật gõ, làm công thức
- Nếu có cùng cấu trúc, gần giống nhau: Copy, Paste rồi sửa cho nhanh
- Chú ý màu sắc của ngoạc đơn trong hàm sao cho đủ, đúng dấu ngoạc khi bắt đầu và kết thúc hàm
....
Người viết bài: Vũ Đức Thỉnh - Bluesofts
Email: Excel.baocaodong@gmail.com