Ngày 24 tháng 8 năm 2001 Chính phủ ban hành Nghị định số 58/2001/NĐ-CP quy định về quản lý và sử dụng con dấu; tại điều 1 của Nghị định đã quy định “con dấu được sử dụng trong các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, hội quần chúng, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang, cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam (sau đây gọi tắt là cơ quan, tổ chức) và một số chức danh nhà nước. Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước”….

Ngày 08/ 4/2004 Chính phủ ban hành Nghị định số 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư tại điểm c, điểm d mục 2 điều 25 có ghi “con dấu chỉ được đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi các văn bản, giấy tờ đó đã có chữ ký của người có thẩm quyền” và “không được đóng dấu khống chỉ”.

Như vậy, có thể hiểu rằng, bản thân con dấu chưa phản ánh được giá trị pháp lý của nó và của văn bản, mà phải được đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi các văn bản, giấy tờ đó đã “có chữ ký của người có thẩm quyền” thì con dấu sử dụng mới hợp lệ. Nếu một văn bản được đóng dấu không có chữ ký của người có thẩm quyền, văn bản đóng dấu khống chỉ, các văn bản đó không có giá trị pháp lý.

Do vậy, văn bản giao dịch chính thức của một pháp nhân chỉ có giá trị pháp lý khi đảm bảo đầy đủ các yếu tố, thể thức theo quy định, được người có thẩm quyền ký chính thức, cán bộ văn thư đóng dấu, đăng ký, làm thủ tục phát hành và gửi tới các cơ quan, tổ chức có liên quan theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ.

Thực tế kiểm tra và việc sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật tại các cơ quan, tổ chức hiện nay cho thấy:

1. Văn bản ban hành có đóng dấu, bản gốc lưu tại văn thư của các cơ quan, tổ chức nhiều cơ quan, tổ chức chưa đóng dấu vẫn đưa vào lưu trữ.

Tại điểm 2 điều 8Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư có ghi“ Bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, tổ chức phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký”. Như vậy việc lưu trữ bản gốc khi chưa đóng dấu là không thực hiện quy định của pháp luật, đồng thời là kẽ hở trong quản lý dẫn tới các vi phạm trong ban hành văn bản.

2. Việc đóng dấu của mỗi cơ quan, tổ chức chưa được thực hiện thống nhất theo quy định tại điểm 1 và điểm 2 điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ “Dấu đóng phải rõ ràng ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định”; “Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái”. Thực tế có cơ quan, tổ chức dấu đóng trùm hết cả chữ ký, có cơ quan, tổ chức lại đóng 1/3 chữ ký về phía bên phải, tình trạng dấu đóng nghiêng, mực dấu không đảm bảo phổ biến trong các cơ quan, tổ chức nhiều cơ quan, tổ chức cán bộ văn thư còn đóng nhầm dấu khi ban hành văn bản…..

3. Đóng dấu treo: Tại điểm 3 điều 26 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ quy định về việc đóng dấu treo như sau: “Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo”.

Như vậy việc đóng dấu treo trên văn bản không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản mà chỉ nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận không thể tách rời văn bản chính.

Trên thực tế, có rất ít cơ quan, tổ chức đóng dấu treo đúng vị trí đã quy định. Một số cơ quan, tổ chức đóng dấu treo lên trên góc trái một số văn bản nội bộ mang tính thông báo, để biết và thực hiện, việc làm này là sai khi sử dụng dấu.

4. Đóng dấu giáp lai: Hiện nay việc đóng dấu giáp lai trên văn bản hành chính có nhiều tờ, nhiều trang chưa được thực hiện thống nhất, có cơ quan, tổ chức thực hiện, có cơ quan, tổ chức không thực hiện.

Thực tế trên là do cơ quan quản lý chưa có quy định rõ ràng và cụ thể việc đóng dấu giáp lai. Tại điểm 4 điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ quy định: “Việc đóng dấu giáp lai, ……. được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan quản lý ngành”. Từ thực tế nêu trên các cơ quan, tổ chức nếu Bộ, ngành chủ quản chưa có văn bản hướng dẫn việc đóng dấu giáp lai cần chỉ đạo cơ quan chuyên môn khi ban hành văn bản có từ 02 tờ, trang trở lên phải đóng dấu giáp lai vào lề bên trái hoặc lề bên phải văn bản, để trên tất cả các tờ đều có thông tin về con dấu nhằm đảm bảo tính chân thực của từng tờ trong văn bản đồng thời ngăn ngừa việc thay đổi nội dung, giả mạo văn bản để việc quản lý văn bản được chặt chẽ. Để việc sử dụng dấu giáp lai được thống nhất, cơ quan quản lý cần có quy định cụ thể để các cơ quan, tổ chức áp dụng thực hiện.

Trước những hạn chế và tồn tại trong quá trình sử dụng con dấu hiện nay, thủ trưởng mỗi cơ quan, tổ chức trên cơ sở các quy định của pháp luật, cần chỉ đạo cơ quan chuyên môn thực hiện tốt các quy định về quản lý và sử dụng con dấu. Đối với những quy định đã được cụ thể hoá cần nghiêm chỉnh chấp hành, đối với những quy định còn chưa cụ thể, thống nhất tùy vào thực tế của mỗi cơ quan, tổ chức triển khai áp dụng đảm bảo tính hợp hiến, hợp pháp để việc giao dịch chính thức của một pháp nhân có giá trị pháp lý, nhằm phát huy được giá trị của con dấu, trong quá trình chỉ đạo, điều hành hoạt động của các cơ quan, tổ chức; đồng thời giúp cho việc quản lý và sử dụng con dấu an toàn tại các cơ quan, tổ chức./.
Kim nam Thụ
Sở Nội vụ tỉnh Vĩnh Phúc

Nguồn bài viết: http://snvvinhphuc.gov.vn/index.php?...&&idmuc=VTLT67