Tại sao nhóm thất bại?

Trong môi trường làm việc hiện đại thì hầu như cá nhân nào cũng phải làm việc trong một tập thể. Lý do là vì một cá nhân không thể thực hiện được những dự án quá lớn và phức tạp. Tuy nhiên nhiều người thường hay cảm thấy bực bội và mệt mỏi khi phải làm việc nhóm. Thậm chí khi một nhóm nào đó thành công trong việc kinh doanh một sản phẩm thì các thành viên nhóm thường cảm thấy kiệt sức, bực bội hoặc không hài lòng với những thành quả có được.

Chắc hẳn các nhà quản lý đều đã nghe về bốn giai đoạn phát triển nhóm: Hình thành, Sóng gió, Chuẩn hóa và Thể hiện. Tuy nhiên, điều ít được biết đến chính là tầm quan trọng của giai đoạn hình thành. Trong suốt giai đoạn này, các thành viên trong nhóm sẽ xác định họ có cảm thấy an toàn trong suy nghĩ và tình cảm khi làm việc cùng đồng nghiệp hay không, họ sẽ góp phần phát triển bản sắc nhóm hay vẫn làm việc rời rạc như một tập hợp các cá nhân.

Có câu một cặp đôi chưa thật sự trở thành vợ chồng nếu họ chưa xung đột. Đối với một tập thể nhóm cũng vậy. Một khi làm việc với nhau thì việc tranh luận với đồng nghiệp là một phần tất yếu: khi đặt các nhóm người khác nhau cùng làm việc thì họ sẽ tiếp cận và giải quyết vấn đề theo cách riêng của mình. Nếu các thành viên trong nhóm cảm thấy không thể hoặc không sẵn sàng tranh luận với nhau, họ sẽ cố tránh nó. Nếu họ bị ép buộc phải tranh luận nhưng vẫn chưa phát triển các phương thức hiệu quả trong việc kiểm soát các cuộc tranh luận, cuộc tranh luận có thể nhanh chóng bị lái sang chuyện cá nhân. Trong cả hai trường hợp, việc trao đổi ý kiến và suy nghĩ sẽ bị dập tắt, thay vào đó là sự căng thẳng, tức giận, và khả năng làm việc nhóm giữa các thành viên bị đe dọa nghiêm trọng. Thay vì phát triển bản sắc nhóm, các thành viên có thể cho rằng chiến lược phát triển tốt nhất của họ là làm việc cá nhân chứ không phải tập thể.

Ngoài ra, các rắc rối sẽ trở nên tồi tệ hơn khi chuyên môn của người lãnh đạo không phải là quản lý mà là kĩ thuật. Người ta vẫn thường cho rằng kỹ sư thì chỉ tôn trọng kỹ sư. Thật không may, kỹ năng và tính cách của một kỹ sư giỏi lại hoàn toàn không phải là kỹ năng của một nhà quản lý giỏi. Một nhà lãnh đạo nhóm cần kỹ năng xã hội và tâm lý để giải quyết các vấn đề về năng động nhóm, cũng như cần hiểu biết các thành viên khác để áp dụng những kỹ năng đó.

Trong số những người sỡ hữu những kỹ năng đó, thậm chí có rất ít người có thể làm cả hai cùng lúc. Một nhà quản lý giỏi phải dùng thời gian của mình để xây dựng nhóm. Nếu anh ấy bận bịu với việc viết ra các mã số, thiết kế chu vi và những việc tương tự thì anh ấy sẽ không xây dựng nhóm được. Nếu anh ta giống như hầu hết những người khác phải nhảy vào một tình huống mới và được giao công việc mà anh ấy làm giỏi cũng như là không giỏi, anh ta sẽ bị hút vào những việc mà anh ấy có thể làm giỏi hơn. Một vấn đề khác mà các lãnh đạo nhóm phải đối mặt là giai đoạn Sóng gió có thể trở nên khá mãnh liệt. Giai đoạn này tập trung chủ yếu ở người lãnh đạo. Nếu người lãnh đạo cảm thấy bị chỉ trích, có thể cô ta sẽ phản ứng phù hợp. Đây chính là một phản ứng tự nhiên hoàn hảo nhưng cũng có thể gây phản tác dụng. Kiểm soát tranh luận hiệu quả có nghĩa là không để mắc vào sự tranh luận ngay từ đầu: sự phát triển của nhóm có thể được thiết lập lại hàng tuần, hàng tháng hoặc lâu hơn. Một khi mâu thuẫn xảy ra, việc thay thế các nhà lãnh đạo có thể cải thiện tình hình trong thời gian ngắn,nhưng thường có thể làm cho mọi thứ trở nên tồi tệ hơn trong thời gian dài. Năng động nhóm căn bản cần phải được điều chỉnh.

Thật không may, phần đông các nhóm trong kinh doanh bị vướng phải những mâu thuẫn hay những né tránh. Khi một nhóm bị vướng phải những điều đó, các thành viên nhóm sẻ trở nên căng thẳng và kiệt sức. Công ty phải trả giá cho điều này bằng hiệu suất làm việc thấp, giảm chất lượng sản phẩm, nhân viên hay bệnh và vắng mặt, tình trạng thay thế nhân viên tăng lên, tất cả những điều này có thể gây tai họa cho công việc kinh doanh của họ.

Một tin tốt đó là trong khi thực hiện các bước phù hợp trong giai đoạn hình thành nhóm có thể tiết kiệm thời gian, tiền bạc và những cơn đau đầu sau đó, không bao giờ quá trễ để tạo nên năng động nhóm. Với sự kiên nhẫn và chuyên môn phù hợp, hầu hết các nhóm đều có thể phát triển các kỹ năng cần thiết để đạt chức năng ở mức độ cao nhất.