Chính tả

Viết đúng chính tả rất quan trọng trong kinh doanh vì bạn đang phải trình bày một dạng tài liệu đòi hỏi sự chuyên nghiệp.
Một từ sai chính tả có thể ảnh hưởng tiêu cực tới hình tượng của bạn. Nó cũng có thể gây ra những hiểu lầm.

Ngữ pháp

Ngữ pháp là những nguyên tắc cụ thể của cú pháp trong ngôn ngữ. Giống như chính tả, nếu sai ngữ pháp thì sự nghiệp hay công ty của bạn sẽ bị ảnh hưởng không tốt. Do đó, cần phải quan tâm tới việc sử dụng đúng ngữ pháp trong các tài liệu kinh doanh.

Câu

Đảm bảo hai thành phần của câu: chủ ngữ và vị ngữ.

Khi viết trong kinh doanh nên sử dụng câu hoàn chỉnh ngoại trừ trường hợp phải tuân theo những nguyên tắc phổ biến trong các tài liệu kinh doanh.

Dấu câu là những dấu tiêu chuẩn sử dụng trong khi viết để tách biệt các từ, cụm từ và câu. Sử dụng dấu câu sẽ giúp việc đọc nội dung trở nên dễ dàng, nhanh chóng và thuận lợi hơn. Các dấu câu thông dụng:

Dấu chấm (.) – dùng để kết thúc câu, mang ý nghĩa hết một ý. Dấu chấm còn được dùng sau chữ hay tên viết tắt.

Dấu chấm hỏi (?) – đặt sau câu hỏi.

Dấu chấm than (!) – đặt sau câu cảm thán.

Dấu phẩy (,) – dùng để ngắt quãng các ý có liên quan với nhau. Dấu phẩy còn được đặt trước các liên từ “và”, “nhưng”, “hoặc”, “không những…, mà còn”, “vì thế” và “nhưng mà” khi chúng nằm trong mệnh đề độc lập (nếu như mệnh đề đó không quá ngắn). Dấu phẩy còn được dùng để tạo ranh giới giữa thành phần nòng cốt và thành phần ngoài nòng cốt.

Dấu hai chấm ( – dùng để báo hiệu điều sẽ được trình bày tiếp theo và có tác dụng thuyết minh, tổng kết, diễn giải điều trước đó.

Dấu lược(‘) – dùng để chỉ sự sở hữu hoặc để ám chỉ việc lược bỏ ký tự trong một từ.

Dấu chấm phẩy ( – dùng để liên kết mệnh đề độc lập không được kết nối bởi các liên từ. Theo nguyên tắc, có thể sử dụng dấu chấm phẩy để kết thúc một câu trong trường hợp bạn không muốn dùng dấu chấm để kết thúc một ý.

Đoạn

Để sắp xếp bố cục đoạn hiệu quả:

Tập trung vào ý tưởng chủ đạo.
Trước khi viết bất kỳ một tài liệu kinh doanh nào, bạn cũng phải có ý tưởng chủ đạo cho bài viết của mình. Ví dụ, nếu bạn viết đề xuất kinh doanh thì ý tưởng chủ đạo của bạn có thể là “Giải pháp tốt nhất để giải quyết vấn đề”. Hãy ghi nhớ ý này và loại bỏ những thông tin không phục vụ cho nó.

Lựa chọn cách diển giải tốt nhất.
Khi bạn đã có ý tưởng chủ đạo thì hãy lựa chọn những luận điểm hay dữ liệu hỗ trợ tốt nhất cho ý tưởng đó.

Nếu có thể, hãy lập dàn ý trước khi viết.

Nguồn: Training Store http://trainingstore.vn/index/baiviet?pageid=16