Quản lý cuộc họp là một kỹ năng không thể thiếu trong kỹ năng quản lý thời gian. Để có thể quản lý thời gian hiệu quả, bạn nên tuân thủ những nguyên tắc của kỹ năng quản lý cuộc họp:

Giảm thiểu thời gian họp

Chúng ta thường hay mất khá nhiều thời gian vào các cuộc hội họp nhưng vấn đề đặt ra thường không giải quyết triệt để. Vì thế, để có những cuộc họp hiệu quả và ngắn gọn, chúng ta nên:

Chỉ họp khi cần thiết.

Giảm thiểu thời gian họp trong tuần:

Thay thế cuộc họp ngày bằng cuộc họp tuần.

Thay thế cuộc họp tuần bằng cuộc họp nữa tháng hoặc một tháng một lần.

Tiến hành các cuộc họp đơn giản vào buổi sáng.

Sử dụng công cụ chat, điện thoại cho các cuộc họp có khoảng cách về địa lý.

Chia người tham dự cuộc họp thành hai nhóm: bắt buộc và không bắt buộc.


Phương pháp PAT

PAT (Mục đích – Nội dung – Khung thời gian) là phương pháp có thể sử dụng để kiểm soát bất kỳ cuộc họp nào.
Lên kế hoạch cuộc họp bằng phương pháp PAT:

Mục tiêu:
Thiết lập mục tiêu cuộc họp.

Nội dung:
Những vấn đề.
Thành phần tham dự.

Địa điểm.

Thời gian.

Khung thời gian:

Khoảng thời gian cho mỗi vấn đề.

Vai trò người tham dự

Phân loại người tham dự:
Bắt buộc.
Không bắt buộc (khách mời).

Vai trò:
Chủ trì.
Người kiểm soát thời gian.
Thư ký.
Người tham dự.
Kiểm soát cuộc họp

Các bước để kiểm soát cuộc họp.

Gửi nội dung và tài liệu liên quan trước khi cuộc họp diễn ra.

Chuẩn bị phòng họp và các phương tiện hỗ trợ.

Thiết lập quy tắc cho cuộc họp:
Đúng giờ.
Không sử dụng điện thoại.
Nghe rồi mới nói.
Thảo luận nhóm.
Tập trung vào mục đích cuộc họp.
Ghi chú và viết biên bản cuộc họp.
Kiểm soát thời gian.
Gửi biên bản họp ngay sau khi kết thúc.

Nguồn: Training Store http://trainingstore.vn/index/baiviet?pageid=17