Một số nhà quản lý thường muốn giao phó tất cả công việc cho nhân viên vì quan niệm rằng nhiệm vụ chính của họ là tổ chức, sắp xếp công việc và hướng dẫn, hỗ trợ nhân viên hoàn thành các công việc được giao.

Tuy nhiên, cũng có một số nhà quản lý muốn tự mình làm hết những việc mà họ cho rằng quan trọng và nghĩ rằng nếu họ không “nhúng tay vào” thì mọi việc khó có thể đạt được kết quả như mong đợi. Câu hỏi đặt ra là giao phó công việc như thế nào cho hiệu quả, khi nào nên giao việc cho nhân viên? Dưới đây là lời khuyên của Sara McCord, một chuyên gia quản trị nhân sự, cây bút thường xuyên của tờ The Daily Muse.

1. Khi công việc có tính đặc thù.

Trong trường hợp này, các sếp thường lấy lý do “nếu anh muốn làm tốt một việc nào đó thì hãy tự làm việc ấy” để không giao việc cho nhân viên. Đối với một số tình huống như quản lý quan hệ với một khách hàng khó tính, thực hiện một dự án mà sếp là người khởi xướng và am hiểu nhất về dự án ấy thì cách làm này có thể phù hợp.

Tuy nhiên, những thay đổi nhỏ so với kế hoạch ban đầu có thể không làm ảnh hưởng nhiều đến kết quả cuối cùng. Thêm vào đó, giao phó công việc cho nhân viên sẽ giúp sếp tiết kiệm thời gian, đồng thời xây dựng được tinh thần làm việc đồng đội. Do đó, sếp nên giao việc cho nhân viên nếu có thể linh hoạt thực hiện những công việc có tính chất đặc thù bằng nhiều cách khác nhau. Biết đâu, nhân viên có những cách làm sáng tạo khác mà sếp cũng có thể học hỏi.

2. Khi hướng dẫn cho nhân viên mất nhiều thời gian hơn là sếp tự làm.

Để nhờ một nhân viên gửi một bức thư điện tử cho mình, sếp phải hướng dẫn nhân viên cách sử dụng một phần mềm máy tính với thời gian dự kiến là 30 phút (nhưng thực tế có thể kéo dài đến hai giờ!). Trong khi đó, nếu sếp tự mình làm điều ấy chỉ trong năm phút. Các chuyên gia cho rằng đây có thể là một lý do để sếp không giao việc cho nhân viên. Thế nhưng, nếu việc này xảy ra hằng ngày thì cần phải xem lại vấn đề.

Đào tạo và hướng dẫn cho nhân viên là một việc làm mất nhiều thời gian và đòi hỏi nhà quản lý phải có sự kiên nhẫn. Nhưng một khi nhân viên đã học được những kỹ năng cần thiết, họ sẽ làm tốt các công việc được giao và giải phóng bớt thời gian của sếp. Không nên “giành” việc của nhân viên với lý do sếp không có thời gian để chỉ dạy cho họ. Nên nhớ rằng tạo cho nhân viên những công việc có ý nghĩa cũng là một phần trách nhiệm của sếp.

Tuy nhiên, trong những trường hợp khẩn cấp (chẳng hạn như phải chuẩn bị cho một sự kiện lớn) và công việc có tính chất không thường xuyên, sếp hoàn toàn có thể chia sẻ công việc với nhân viên và trực tiếp thực hiện một số phần việc nào đó với mục đích hoàn tất mọi việc đúng hạn.

3. Khi sếp thật sự yêu thích một công việc nào đó.

Khi ấy, sếp sẽ có khuynh hướng muốn tự mình thực hiện việc đó. Điều này thường xảy ra với những nhà quản lý vừa mới được đề bạt với rất nhiều thành tích trong quá khứ gắn liền với việc tự thực hiện những công việc của một nhân viên. Chẳng hạn, một giám đốc bán hàng có thể vẫn giữ thói quen liên hệ với khách hàng và bán hàng trực tiếp thay vì nhường phần việc đó cho các nhân viên bán hàng cấp dưới.

Sara McCord khuyên các nhà quản lý mới được bổ nhiệm không nên tìm cách “quyến luyến” với những công việc cũ và “lấn sân” của những đồng nghiệp hiện đang đảm nhận trách nhiệm của mình trước đây. Điều đó có thể gây ra sự hiềm khích từ những nhân viên này vì dưới mắt họ, có vẻ như sếp chỉ muốn thể hiện bản thân chứ không hề muốn đào tạo, dẫn dắt và phát triển nhân viên.

Thay vào đó, sếp chỉ nên gợi mở việc giúp đỡ nhân viên làm tốt nhiệm vụ của họ khi cần thiết bằng cách nói với họ rằng mình thật sự yêu thích công việc ấy, đã từng trực tiếp thực hiện nó trước đây và sẵn sàng trả lời bất cứ câu hỏi nào của nhân viên liên quan đến công việc này. Song song đó, sếp nên xác định những khía cạnh mà mình yêu thích từ công việc cũ và đi tìm những niềm vui tương tự từ vai trò mới.

Cuối cùng, nếu thật sự yêu thích công việc hiện tại và cảm thấy mình chưa phù hợp với vị trí quản lý thì tốt nhất không nên nhận đề xuất thăng tiến. Một người làm những việc mà mình yêu thích và có thể làm tốt nhất thì sẽ có khả năng thành công cao nhất, dù đang ở vị trí nào.

Sara khuyên các nhà quản lý cũng không nên có tâm lý rằng giao phó công việc là một việc không tốt và điều đó có thể khiến mọi người xung quanh nghĩ rằng sếp không có năng lực hay thực tài nên không thể tự mình thực hiện mọi việc. Những nhà quản lý giỏi là những người hiểu biết các khía cạnh của công việc, hiểu được điểm mạnh, điểm yếu của các nhân viên để giao cho họ những công việc phù hợp và giúp họ phát triển nghề nghiệp.