Tài liệu hướng dẫn làm kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
I. Phân loại tiền lương
Tiền lương là giá cả sức lao động được hình thành trên cơ sở giá trị sức lao động thông qua sự thoả thuận giữa người có sức lao động và người sử dụng người lao động
Doanh nghiệp có nhiều loại lao động khác nhau nên để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán kế toán cần thiết phải tiến hành phân loại theo các nhóm khác nhau:
1. Phân loại theo thời gian lao động
- Thường xuyên: Là toàn bộ tiền lương trả cho những lao động thường xuyên có trong danh sách lương công ty
- Lương thời vụ: Là loại tiền lương trả cho người lao động tạm thời mang tính thời vụ (xuất hiện một vụ việc hoặc từ dưới 3 tháng)
2. Phân loại theo quan hệ với quá trình sản xuất
- Lương trực tiếp: là phần tiền lương trả cho Lao động trực tiếp sản xuất- chính là bộ phận nhân công trực tiếp sản xuất hay trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm và thực hiện các dịch vụ.
- Lương gián tiếp: là phần lương trả cho người lao động gián tiếp, hay là bộ phận lao động tham gia một cách gián tiếp vào quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp như bộ phận quản lý, hành chính, kế toán…
II. Hình thức tiền lương
1. Tiền lương theo thời gian, ngày, tháng, giờ
- Tiền lương theo tháng là tiền lương trả cố định theo tháng cho người làm cố định trên cơ sở hợp đồng, tháng lương, bậc lương cơ bản do nhà nước quy định.
- Tiền lương ngày là tiền lương trả cho một ngày làm việc và được xác định bằng cách lấy tiền lương tháng chia cho số ngày làm việc trong tháng theo chế độ.
- Tiền lương giờ là tiền lương trả cho một người làm việc và tính bằng cách lấy tiền lương ngày chia cho số giờ làm việc trong ngày.
2. Tiền lương tính theo sản phẩm
- Tiền lương theo sản phẩm trực tiếp là tiền lương phải trả cho người lao động tính trực tiếp cho sản phẩm đã hoàn thành đúng quy cách, chất lượng = đơn giá lương/ sản phẩm
- Tiền lương theo sản phẩm gián tiếp là tiền lương trả cho người lao động ở bộ phận vận hành máy móc hoặc vận chuyển nguyên vật liệu hoặc thành phẩm.
- Tiền lương theo sản phẩm có thưởng có phạt là tiền lương trả theo sản phẩm trực tiếp, ngoài ra còn được thưởng về chất lượng tốt, năng suất cao và tiết kiệm vật tư, nhiên liệu, phạt khi bị vi phạm theo các quy định của công ty.
3. Quỹ tiền lương
Là toàn bộ tiền lương phải trả cho người lao động trong thời gian làm việc mà doanh nghiệp đã quy định cho họ theo hợp đồng bao gồm lương chính, phụ cấp các loại.
- Tiền lương chính là tiền lương phải trả bao gồm: lương cơ bản nhân hệ số tiền lương + các khoản phụ cấp theo lương + tiền mức thưởng + tiền làm thêm giờ.
- Tiền lương phụ là tiền lương trả cho người lao động không làm nghiệp vụ chính nhưng vẫn được hưởng lương theo chế độ quy định.
4. Lương làm thêm giờ
1. Lương ngoài giờ = Đơn giá lương giờ x số giờ làm thêm x Tỉ lệ tính lương ngoài giờ
2. Đơn giá lương giờ = Tổng lương / 200 giờ
3. Tỉ lệ lương ngoài giờ làm:
- Ngoài giờ hành chính: 150%
- Ngày nghỉ (Thứ 7, chủ nhật): 200%
- Ngày lễ, tết = 300%
III. Hạch toán tiền lương
Hàng tháng kế toán căn cứ vào bảng chấm công, biên bản vào ngừng sản xuất, đơn xin nghỉ phép, đơn xin nghỉ không lương, quyết định tăng/giảm lương, phiếu làm thêm giờ và một số chứng từ khác để tính tiền lương, tiền thưởng và các khoản phụ cấp, tiền làm thêm giờ cho cán bộ công nhân viên của công ty. Công việc này ở các công ty lớn có thể do bộ phận hành chính nhân sự thực hiện sau đó chuyển cho phòng kế toán để thanh toán.
Sau khi thanh toán lương, kế toán tiến hành hạch toán tiền lương vào sổ sách kế toán hàng tháng.
1. Tài khoản sử dụng - 334 ( Phải trả cho người lao động )
TK này dùng để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả người lao động của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, tiền thưởng, các khoản bảo hiểm và cáckhoản khác thuộc thu nhập của họ.
Kết cấu Tài khoản
2. Chứng từ sử dụng:
- Bảng chấm công, Bảng thống kê khối lượng sản phẩm, Biên bản nghiệm thu khối lượng công việc
- Đơn giá tiền lương theo sản phẩm
- Hợp đồng giao khoán/ Biên bản nghiệm thu hợp đồng giao khoán
- Danh sách người lao động theo nhóm lao động thời vụ
- Bảng lương đã phê duyệt
- Phiếu chi/ UNC trả lương
- Phiếu lương từng cá nhân
- Bảng tính thuế TNCN
- Bảng tính BHXH, BHYT, BHTN
- Các quyết định lương, tăng lương, quyết định thôi việc, chấm dứt hợp đồng, thanh lý hợp đồng
- Các hồ sơ giấy tờ khác có liên quan
IV. Cách khoản trích theo lương:
Năm 2014 các khoản trích theo lương để đóng bảo hiểm xã hội,bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp đã có sự thay đổi, Trừ vào lương của người lao động là 10,5%, và tính vào doanh nghiệp nộp thay là 22% và kinh phí công đoàn là 2%.