Tài liệu về cách trình bày các loại văn bản

Tài liệu về cách trình bày các loại văn bản

HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG HỆ THỐNG
VĂN BẢN THEO ISO 9001:2000
TRONG DỊCH VỤ HÀNH CHÍNH

I. YÊU CẦU CHUNG CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO ISO 9001:2000

Để phù hợp với yêu cầu của ISO 9001:2000, tổ chức phải xây dựng, lập thành văn bản, thực hiện duy trì và cải tiến liên tục tính hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng. Thông qua các văn bản của hệ thống quản lý chất lượng, tổ chức có thể:
- Nhận biết được các quá trình cần thiết đối với hệ thống quản lý chất lượng như: quá trình hoạt động quản lý, quá trình cung cấp các nguồn lực, quá trình tạo ra dịch vụ hành chính, quá trình đo lường, phân tích, cải tiến…
- Xác định được trình tự và sự tương tác của các quá trình đó.
- Xác định tiêu chí và phương pháp để đảm bảo điều hành và kiểm soát được các quá trình đó.
- Đảm bảo các nguồn lực và các thông tin cần thiết để thực hiện các quá trình đó.
- Đo lường, theo dõi, phân tích và thực hiện các biện pháp cần thiết để đạt được kết quả dự định và cải tiến các quá trình đó.

III. HƯỚNG DẪN CÁCH XÂY DỰNG CÁC VĂN BẢN TRONG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO ISO 9001:2000
A. HƯỚNG DẪN CÁCH TRÌNH BÀY TÀI LIỆU VÀ ĐÁNH SỐ HIỆU CỦA TÀI LIỆU
1. Các thông tin cần thiết trong tài liệu.
Như trên đã đề cập, tài liệu nêu trong hệ thống chất lượng bao gồm: sổ tay chất lượng, các thủ tục, các hướng dẫn công việc, hồ sơ. Các tài liệu này được nhận biết bởi những thông tin tối thiểu sau đây:
- Tên tổ chức.
- Tên tài liệu.
- Số hiệu tài liệu.
- Ngày hiệu lực.
- Trang / Tổng số trang.
- Lần ban hành /Lần soát xét.
2. Hướng dẫn cách trình bày và cách đánh số tài liệu
Có rất nhiều cách trình bày và đánh số hiệu cho tài liệu, cách nào cũng nhằm mục đích chuẩn hóa hệ thống văn bản. Sau đây là một số cách hay sử dụng.
- Cách trình bày và đánh số hiệu thứ nhất:
+ Tên tổ chức.
+ Số hiệu: Sử dụng ký hiệu viết tắt theo thứ tự: Ký hiệu của tài liệu – Ký hiệu của phòng ban xây dựng tài liệu – Ký hiệu viết tắt của tài liệu/ Lần soát xét.
Ví dụ:
Sổ tay chất lượng có ký hiệu như sau:
Số hiệu: ST-BGĐ-STCL/00. Có nghĩa là : ký hiệu viết tắt của sổ tay chất lượng do ban giám đốc xây dựng và chưa soát xét lần nào.
Thủ tục hành động khắc phục và phòng ngừa có ký hiệu như sau:
Số hiệu: TT-PTH-KPPN/01. Có nghĩa là ký hiệu viết tắt của thủ tục hành động khắc phục và phòng ngừa do phòng tổng hợp xây dựng đã soát xét lần thứ nhất.
+ Ngày hiệu lực (Ngày bắt đầu có hiệu lưc)
+ Trang /Tổng số trang.
+ Người soạn thảo.
+ Người phê duyệt.
+ Mẫu trình bày như sau:

THE THUC TRINH BAY VAN BAN.doc
Chuong 4 Huong dan xay dung he thong van ban theo ISO 9001 200.doc