Kỹ năng điều hành cuộc họp

A. Lời mở đầu
Hầu hết mọi ngưởi trong chúng ta đều dành phần lớn thời gian cho công việc, vì vậy mà môi trường làm việc có ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng cuộc sống của chúng ta, tác động rất lớn đến nhiều khía cạnh khác trong đời mỗi người. Bên cạnh năng lực và sự yêu thích công việc là những yếu tố không thể thiếu thì việc bày trí không gian làm việc một cách hài hòa cân đối sẽ góp phần giúp bạn đạt kết quả thuận lợi cho công việc của mình.
Trong lĩnh vực quản trị thì bất cứ cấp quản trị nào có văn phòng làm việc đều phải quản trị văn phòng của mình và viết gọn lại là “Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng”. Hầu hết mọi xí nghiệp chúng ta hiện nay đều có phòng hành chính, chính vì thế Quản Trị Hành Chính đã, đang và sẽ lá một lĩnh vực không thể thiếu trong mọi cơ quan, mọi tổ chức kinh doanh. Nơi làm việc làm việc dù có không gian nhỏ hay hẹp thì sự bố trí không gian màu sắc...thì tất cả củng mang cho chúng ta tinh thần thoải mái hoặc sự khó chịu, ảnh hưởng đến trạng thái tinh thần cũng như sức khỏa và hiệu quả công việc,và tương tự, khi bạn tổ chức tốt khu vực hành chính của cơ quan. Và ngày nay để tìm giải pháp cho các vướng mắc trong thế thế giới được tìm thấy xuyên qua các cuộc họp và thảo luận nhóm. Một cuộc họp vẩn tốt hơn là điện thoại, máy fax, máy vi tính...hoặc là làm việc một mình. Tổ chức tốt một cuộc họp cũng quan trọng như việc bạn tổ chức khoa học khu vực hành chính vậy. Nó đem lại hiểu quả rất lớn cho công việc và cũng như sự thành công của bạn.
Bendeich, một tác giả người Úc trong tác phẩm” Office skills- Update” đã phát biểu một câu rất hay sau:
“Nhiều nhà kinh doanh thành công, trong đó có một số người đướng đầu có một số công ty lớn trên thế giới, trước đã bắt đầu sự nghiệp của mình bằng nghề thư ký. Các kỹ năng hay nghiệp vụ , mà họ đã học được khi làm thư ký hay nhân viên hành chính văn phòng đã giúp họ thành công trong nghề nghiệp của chính mình”
1. Lý do chọn đề tài.
Một công ty hay một tổ chức nào dù có nguồn tài chính dồi dào, máy móc thiết bị hiện đại đến đâu cũng sẽ trở nên vô nghĩa nếu không biết quản trị nguồn nhân lực. Chính quản trị nhân lực sẽ tạo ra bộ mặt, bầu không khí vui tươi phấn khởi hay căng thẳng, u ám trong công ty. Ta không phủ nhận vai trò của các lĩnh vực khác như quản trị sản xuất, quản trị hành chính, kế toán… nhưng rõ ràng quản trị nguồn nhân lực đóng một vai trò rất quan trọng trong mọi doanh nghiệp Để công việc được hoàn thành có hiệu quả, đòi hỏi người thực hiện công việc phải có những kỹ năng tương ứng với yêu cầu của công việc đó. Trong quản trị cũng vậy, để hoàn thành tốt các chức năng quản trị, đòi hỏi nhà quản trị phải có các kỹ năng chủ yếu như: kỹ năng kỹ thuật, kỹ năng nhân sự, kỹ năng tư duy… Tất cả các nhà quản trị, dù làm việc ở lĩnh vực nào cũng đều phải có đầy đủ 3 loại kỹ năng này. Tuy nhiên tầm quan trọng của mỗi kỹ năng lại tùy thuộc vào cấp bậc của nhà quản trị. Kỹ năng nhân sự thì như nhau đối với nhà quản trị ở mọi cấp.
Một nhà quản trị nhân sự cần trang bị cho mình những kỹ năng nhân sự cơ bản và cần thiết, một trong những kỹ năng cần thiết đó chính là kỹ năng tổ chức một cuộc họp. Cuộc họp là nơi để trao đổi và bàn bạc vì vậy thường có không khí trang trọng. Nếu cuộc họp không được chuẩn bị chu đáo sẽ trở nên kém hiệu quả và mất thời gian. Do vậy người tổ chức cuộc họp cần có những kỹ năng cơ bản nhất về cách thức để tổ chức một cuộc họp thành công. Tổ chức thành công một cuộc họp là công việc mà bất cứ nhà quản trị có năng lực nào cũng phải có khả năng thực hiện. Đây là một việc không dễ dàng gì. Các cuộc họp nên được tổ chức thế nào? Làm thế nào để biết chắc chắn người tham dự sẽ đến đúng giờ? Truyền đạt cho mọi người như thế nào? Tổ chức thực hiện công việc sau cuộc họp ra sao?
Là một nhà quản trị và cũng là người tổ chức cuộc họp thì cần phải xây dựng mục tiêu cho cuộc họp, hình thành nội dung sát với thực tế, tiếp xúc với những người khác trong cuộc họp và lập kế hoạch để biến những quyết định thành hành động.

B. Nội dung.
I. Một số khái niệm
1. Nhân lực
Bao gồm tất cả các tiềm năng của con người trong một tổ chức hay xã hội (kể cả những thành viên trong ban lãnh đạo doanh nghiệp) tức là tất cả các thành viên trong doanh nghiệp sử dụng kiến thức, khả năng, hành vi ứng xử và giá trị đạo đức để thành lập, duy trì và phát triển doanh nghiệp.
2. Quản trị nhân lực
Quản trị nhân sự là sự phối hợp một cách tổng thể các hoạt động hoạch định, tuyển mộ, tuyển chọn, duy trì, phát triển, động viên và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tài nguyên nhân sự thông qua tổ chức nhằm đạt được mục tiêu chiến lược và định hướng viễn cảnh của tổ chức.
3. Kỹ năng
Kỹ năng là khả năng vận dụng những kiến thức thu được vào thực tế và được hình thành trong quá trình hoạt động.
Quá trình hình thành kỹ năng gồm 3 bước:
Bước 1: nhận thức đầy đủ về mục đích
Bước 2: quan sát mẫu và làm thử theo mẫu
Bước 3: luyện tập để tiến hành các hành động theo đúng yêu cầu, điều kiện hành động nhằm đạt được mục đích đặt ra.
4. Họp
- Họp là một hình thức giao tiếp. Đó là một nhóm người tập trung nhau lại với mục đích để thảo luận, tranh cãi hoặc quyết định. Vì một cuộc họp thường liên quan đến nhiều người, nên thường khác nhau về ý kiến và có thể gây nên các vấn đề.
- Một cuộc họp tốt sẽ hạn chế những sự khác biệt đó và kết quả có thể đạt được ngay. Mọi cuộc họp đều phải được chuẩn bị, cân nhắc và tiến hành để xem làm thế thế nào để mọi thứ đều tốt.
- Các kiểu họp khác nhau về qui mô (số lượng người tham dự), tính chất (chính thức hoặc không chính thức), thời gian…
- Cả hai loại cuộc họp chính thức và không chính thức đều cần đến sự cẩn thận và quan tâm. Nó sẽ trở nên ít chính thức hơn khi có sự thờ ơ và vấn đề xảy ra.
- Tiến trình một cuộc họp sẽ bao gồm:
• Phân tích và giải quyết các vấn đề
• Tư vấn và giải hoà các xung đột
• Thảo luận và trao đổi quan điểm
• Nêu vấn đề và tạo động cơ
• Xúc tiến thay đổi kiến thức, kỹ năng và quan điểm
• Nhận được ý kiến và hồi âm
• Tăng cường hỏi đáp
• Đào tạo và phát triển
Trong cuộc họp đa số các sự trao đổi đều mang tính tự phát. Quá trình cuộc họp diễn ra không hoàn toàn được định trước mà nó chỉ theo một đề cương cơ bản. Ngoài ra kết quả của cuộc họp không dễ mà được thống nhất nhanh chóng. Bởi vậy hai điều quan trọng nhất trong công tác chuẩn bị một cuộc họp là: Đặt ra mục đích rõ ràng, thực tế và chuẩn bị những vấn đề cần bàn bạc một cách cụ thể.
Khi một cuộc họp được tiến hành người tổ chức cuộc họp cần nhìn ra ngay mục tiêu cốt lõi của nó. Đôi khi các vấn đề có thể được giải quyết mà không cần đến một cuộc họp do vậy trước hết ta hãy quyết định tính chất cần thiết phải có một cuộc họp. Thông thường chúng ta cần đến một cuộc họp khi các vấn đề cần giải quyết bằng tư duy, khi cập nhật thông tin mới hoặc khi cần tổng hợp thông tin. Vấn đề cần bàn bạc chính là cốt lõi của cuộc họp. Người tổ chức cuộc họp chủ yếu dựa vào yếu tố này để xây dựng đề cương cho cuộc họp. Cần phân chia thời gian hợp lý cho từng vấn đề và chú thích thời gian trong đề cương cuộc họp gửi đến các thành viên để họ định hướng thời gian bàn bạc cho từng vấn đề cụ thể.
Người tổ chức cuộc họp là người chịu trách nhiệm về nội dung và kết quả của cuộc họp. Trước hết, người tổ chức cuộc họp phải tuân thủ chính xác về thời gian, cũng phải giám sát quá trình tranh luận chặt chẽ và khéo léo điều khiển để tránh nảy sinh mâu thuẫn và cãi lộn. Cần quan sát các thành viên và ghi nhớ thái độ, ý kiến của họ trong cuộc họp. Nếu có thể bạn hãy tạo điều kiện cho các thành viên có cơ hội được chào hỏi xã giao trước cuộc họp, điều này sẽ phần nào giúp hạn chế tranh cãi gay gắt hay gây gổ trong cuộc họp căng thẳng.
Tóm lại, mục đích của bất kỳ cuộc họp nào đều nhằm đến một quyết định, một hành động hoặc một sự thay đổi.

II. Cách tiến hành cuộc họp
1. Chuẩn bị cuộc họp:
- Xác định các vấn đề cần đưa vào cuộc họp
- Xác định mục đích của cuộ họp là gì
- “Các quan hệ mật thiết gì để nắm chắc và nắm vững cuộc họp”
- “Sau khi họp xong, có bất kì tiêu chuẩn nào hoặc cơ chế để xác định có hay chăng cuộc họp thành công hay thất bại..”

 Bố cục phần chuẩn bị cuộc họp:
A. Thời gian, địa điểm
- Tuyên bố thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc cuộc họp.
- Tuyên bố địa điểm tiến hành cuộc họp.
- Khi chọn địa điểm cuộc họp cần lưu ý những điểm sau:
• Đến trước để kiểm tra.
• Chọn địa điểm tại chỗ hay bên ngoài đánh giá môi trường xung quanh .
• Xác định kích thước, vị trí phòng họp, Kiểm tra mức độ vọng của âm thanh Sự sẵn có của các thiết bị hỗ trợ
• Nếu địa điểm cuộc họp xa thì: đến trước để kiểm tra , Hướng dẫn chi tiết cho người tham gia , Bố trí các biển chỉ dẫn để người tham gia cuộc họp nhanh chóng tới ổn định cuộc họp.

B. Thành viên tham dự:
- Lập danh sách những người tham dự cuộc họp, và cân nhắc xem mỗi người có cần tham dự cuộc họp từ đầu tới cuối cuộc họp hay không ( có thể học tham dự qua hình thức điệ thoại kết nối hay chỉ cân họ ở một chủ đầ nhát định). Hãy nhớ rằng, nếu bạn làm mất thời gian của nguời khác, họ sẽ không muốn dự cuộc họp lần này và cả những lần sau, nếu bạn là người chủ trì. Hãy xác định một cách dứt khoát về thời gian tiến hành cuộc họp. Bạn cần phải tôn trọng lịch làm việc của những người tham dự, và tạo sự thoải mái để họ có thể sắp xếp thời gian dự họp bằng cách nói rằng: “Vui lòng lên kế hoạch dể tham dự và xin báo cho tôi biết nếu không thể thu xếp được”. Hãy luôn phổ biến cho mọi người mục tiêu của buổi họp, thời gian bắt đầu và kết thúc, đồng thời nhấn mạnh rằng buổi họp sẽ được bắt đầu đúng giờ.
- Thông báo với người tham dự về ngày, giờ, địa điểm, mục đích cuộc họp ( người tham dự phải nghiên cứu chương trình cuộc họp, lên kế hoạch tham gia xây dựng cuộc họp)
- Khi mời người tham dự cuộc họp cần phải lưu ý:
• Chọn người tham dự : người tham dự sẽ làm việc như thế nào.
• Chi phí và thời gian cho việc đi lại.
• Có phải đổi lịch nếu học không tham dự.
• Đánh giá mức độ đóng góp:
 Có thông tin gì để chia sẽ.
 Có thể đưa ra lời khuyên hay thông tin.
 Chuyên môn của của học có ích gì không.
 Có thể thực hiện được các hoạt động không.
- Những người tham dự cần biết thời lượng cuộc họp để lên kế hoạch công việc cho phù hợp.

C. Chuẩn bị nội dung.
- Biên soạn chương trình cuộc họp cần ngắn gọn, đẽ hiểu, cung cấp đầy đủ thông tin liên quan
- Chuẩn bị văn kiện và tài liệu cuộc hop: tài liệu quan trong nhất trong một cuộc họp là chương trình nghị sự vì vậy hãy chuẩn bị nó thật cẩn thận. Phân loai cẩn thận: cái nào cho thông tin, cái nào cho thảo luận, cái nào cho quyết định để thongs nhất được sự quan trọng và thời gian đã được yếu cầu
- Khi sắp xếp cấu trúc chương trình cần nhớ:
• Chi tiết ngày, giờ, địa điểm
• Mục đích chính của cuộc họp phải cụ thể để người tham dự biết mình phải làm gì
• Thời gian cho mỗi phần và thứ tự ưu tiên
• Thời gian phân bổ rộng rãi hơn cho mỗi phần
- Phân bổ chương trình:
• Xác định vấn đề cần đua ra trong cuộc họp
• Gửi bản thảo chương trình để lấy ý kiến
• Điêu chỉnh chương trình và sửa lại
• Yêu cầu sửa và thông qua chương trình
- Phân công người tổ chức ( nêu ra nội dung sự kiện, mục tiêu cần đạt, mời người tam dự).
- Phân công người điều hành ( cần làm những việc như quản lí diển biến, phương pháp, kĩ thuật sử dụng).
- Phân công người theo dõi thời gian.
- Phân công người trình bày kêt quả.
- Phân công người ghi chép (lập biên bản cuộc họp):
• Những ai đã có mặt.
• Những vấn đề nào cần được thảo luận.
• Những quyết định chủ chốt nào cần hướng tới.
• Các bước tiếp theo (hành động cụ thể):
Những ai phải hoàn thành nhiệm vụ đặt ra – lên danh sách các tập thể và các thành
viên bên ngoài.
Ngày bắt đầu và ngày kết thúc nhiệm vụ.
• Những việc họ cần hoàn thành chính xác là gì. ( ghi chép nội dung và ý kiến của các thành viên, nhưng thành hay thất bại trog cuộc họp)



D. Chuẩn bị trang thiết bị
- Máy chiếu đa năng
- Đen chiếu
- Phim đèn chiếu
- Bảng kẹp giấy, bảng trắng, bẳng mềm
- Bàn ghế, hệ thống âm thanh, máy quay phim tivi.vcd, màn hình
- Dây dẫn, phích chuyển
- Bút viết, giấy A0, a4, thẻ màu…

2. Trong cuộc họp
- Đầu tiên, có thái độ tích cực, y phục gọn gàng
- Sáng tạo và một ít hài hước khi giới thiệu các thành viên tham dự
- Dẫn dắt cuộc họp:
• Dành thời gian để trò chuyện và nghe mọi người nói, đồng thời chia sẻ với họ những câu chuyện đó.
• Làm rõ và diễn giải cẩn thận những ý kiến then chốt.
• Đề nghị mọi người đưa ra quan điểm của mình, bảo vệ những ý tưởng mới.
• Sử dụng những “kỹ năng động não” .
• Ghi lại những ý tưởng và lưu ý trên một biểu đồ minh hoạ:
 Sử dụng các màu sáng và chữ in đậm.
 Sử dụng hình ảnh cùng các câu chữ.
 Sử dụng các dấu hoa thị (*) để nhấn mạnh các điểm them chốt.
 Sử dụng không quá 7 từ trên một dòng và 7 dòng trên một biểu đồ.
 Đăng tải tất cả các biểu đồ để mọi người có thể dễ dàng tham khảo khi cần thiết.
 Vào cuối cuộc họp, chuyển các biểu đồ này tới người thư ký ghi chép để sau đó đưa chúng vào biên bản cuộc họp.
• Đưa ra những câu hỏi mở nhằm khuyến khích sự đóng góp ý kiến của mọi người.
• Lịch trình cuộc họp xứng đáng để được thực hiện Hướng sự tập trung vào ý tưởng, quan điểm, chứ không phải vào những con người.
• Ấn định những bước tiếp theo trong thời gian diễn ra cuộc họp và đảm bảo rằng những hành động này đều được phân công một cách cụ thể.
• Bám sát chủ đề của cuộc họp đã đề ra trong lịch trình. Đừng quá lệch hướng khỏi những chủ đề đã định hay làm cho nó trở nên một cách nghiêm túc … nhưng đừng dập tắt sự sáng tạo hay làm tổn thưõng đến những người tham dự cuộc họp đang đi
lệch hướng.
 Duy trì trọng tâm và tiến triển của cuộc họp
 Thu nhận những thông tin và dữ liệu từ cuộc họp. Đảm bảo rằng tất cả mọi người đều đã được nghe và biết những thông tin đó.
 Để mọi người tham dự thực thi nội dung cuộc họp, bạn chỉ là người dẫn dắt tiến trình mà thôi.
 Biểu lộ sự cảm kích và ủng hộ những đóng góp mang tính xây dựng của mọi người.
 Sử dụng lịch trình để đảm bảo cuộc họp tiến triển theo đúng kế hoạch.
 Điều chỉnh nhịp độ của cuộc họp: đẩy nhanh, chậm lại, tạm ngưng, thay đổi hướng tiến triển.
 Để mọi người biết rằng họ đang ở giai đoạn nào trong lịch trình cuộc họp đã định.
 Sơ kết định kỳ những điểm chủ chốt và để mọi người thông qua.
 Giúp đỡ mọi người đạt được sự đồng thuận và tìm kết luận.

- Chủ tọa
• Bạn nên chỉnh lý chương trình nghị sự và đảm bảo rằng thời gian là không bị lãng phí với từng nội dung họp hoặc các tiêu chuẩn khác khống chế thời gian thảo luận hoặc không cho phép các phát biểu dài.
• Đảm bảo rằng tất cả được cung cấp quyền như nhau để nói.
• Điều hành cuộc họp
• Đảm bảo rằng tất cả thành viên hiểu rằng tại lúc bắt đầu nội dung nào là được thảo luận, vấn đề cần giải quyết và các mục tiêu cần phải đạt được của cuộc họp
• Lắng nghe cẩn thận và duy trì cuộc họp tập trung về các mục tiêu của nó.
• Đơn giản hóa tất cả những phức tạp sử dụng các tóm tắt và tổng kết.
• Ngăn chặn các hiểu lầm và sự mơ hồ và cố gắng duy trì sự trong sáng trong các buổi thảo luận.
• Kết thúc các thảo luận dài trước khi quá muộn.
• Cố gắng để đạt được sự mãn nguyện lẫn nhau nhưng không lãng phí toàn bộ thời gian của bạn vào các nội dung đơn lẻ.
• Tại cuối của mỗi nội dung trong chương trình họp, tổng kết cái gì đã được thảo luận và cái gì đạt được sự đồng thuận.
• Thời gian trình bày
• Mục tiêu của bạn là đảm bảo công bằng và cơ hội bình đẳng cho mọi thành viên tham gia phát biểu.
• “Bẻ gãy sự im lặng”, đặc biệt là khi các thành viên là quá nhút nhát hoặc thù địch.
• Không cho phép “người cũ” làm hại “người mới”. Hãy nhớ rằng tất cả là bình đẳng.
• Khuyến khích ý kiến tốt xuyên qua sự xung đột giữa các ý tưởng, nhưng cần tránh và không cho phép các mâu thuẩn cá nhân.
• Cẩn thận với những phản ánh đã đề nghị mà loại trừ nhau, chèn ép nhau. Tuy nhiên cũng có những đề nghị mà chứa đựng những mầm mống cho thành công của tương lai.
• Khuyến khích ‘người mới” nói trước và sau đó là “người cũ”.
• Kết thúc với một lời phát biểu tích cực


 Khi mọi người đưa ra ý kiến cần:
- Không phản đối ý kiến đưa của người khác, không áp đảo tinh thần người khác
- Nhận xét tích cực trước khi phê bình một ý kiến hay kế hoạch
- Dự đoán các yếu tố tâm lí trong cuộc họp như:
• Năng lực, tình cảm, tham vọng và áp lực bên ngoài của từng cá nhân
• Sự xao lãng, đi trễ về sớm, môi trường không thoải mái, nghe điện thoại trong lúc họp…
 Những trường hợp xảy ra trong cuộc họp:
- Nếu trong cuộc họp có sự mâu thuẫn nảy sinh:
• Yêu cầu mọi người bình tĩnh và kiềm chế
• Để nhóm ra quyêt định
• Tập trung vào vấn đề chứ không phải là quan hệ
- Nếu như trong cuộc họp có những vấn đề mà người tham dự đi quá xa vào chi tiết hoặc xa rời vấn đề chính thì:
• Cắt ngang và lưu ý về nhiệm vụ và mục tiêu
• Yêu cầu viết ra ý tưởng và ý kiến của họ
• Đưa ra danh sách ván đề chưa giải quyết
- Nếu không khí cuộc họp hỗn loạn:
• Cho nghỉ giai lao, chơi trò chơi.
• Tạo điều kiện cho việc đổi chỗ ngồi

3. Kết thúc cuộc họp
Khi cuộc họp đã kết thúc, bạn vẫn còn phải làm một số việc khác. Hãy hệ thống và tóm tắt lại các ghi chú về diễn tiến của cuộc họp, những vấn đề đã được giải quyết, những việc cần làm đối với những vấn đề cần đi sâu phân tích thêm. Bản tóm tắt này được lập trên cơ sở các thông tin từ biên bản họp. Không nên trình bày quá dài dòng- tốt nhất là một số điểm ở các dấu đầu dòng. Hãy đảm bảo rằng phải gửi lời cám ơn những người đã tham dự cuộc họp. Chắc chắn mọi người sẽ hài lòng khi họ được đánh giá cao việc đã dành thời gian dự họp. Hãy cập nhật kế hoạch thời gian của dự án dựa vào các báo cáo tiến độ thực hiện công việc tại cuộc họp, trong đó cần đảm bảo việc ấn định thời gian cho cuộc họp tiếp theo, kèm theo những yêu cầu
cấn phải đạt được.
Phổ biến kế hoạch thời gian công việc đã được cập nhật cho mọi người đã tham dự cuộc họp.Cụ thể:
- Ở phần kết luận, hẫy tổng kết lại những gì tập thể đã làm được.
Đánh gia về cuộc họp những gì đã làm được ? Những gì chưa làm được ? Những gì cần cải thiện trong những lần tiếp theo. Chuẩn bị những lời hậu bàn bạc sau khi cuộc họp kết thúc
Trên cơ sở biên bản cuộc họp và cảm nhận của mình bạn hẫy soạn ra một văn bản miêu tả đây đủ và rõ ràng về cuộc họp và đừng quên đưa ra những lời bình luận, câu hỏi, phê phán, phân tích theo chiều sâu để nâng cao chất lượng của văn bản
Gửi văn bản này tới tất cả những người tham gia cuộc họp cũng như tới những nhân viên quan trọng khác của tổ chức.
Giám sát tiến trình thực hiện các bước tiếp theo.
- Bế mạc cuộc hop và cảm ơn sự tham gia và đóng góp của mọi người.

III. Những lỗi thường gặp trong tổ chức cuộc họp:
 Trước cuộc họp
- Thất bại trong việc thu hút mọi người tham gia sự kiện của bạn.
Có một điều rất dễ hiểu: Để mọi người biết đến và chú ý đến sự kiện của bạn, bạn cần thông báo trước cho họ một khoảng thời gian nào đó. Đây là vấn đề thuộc về marketing và giao tiếp, đây là một phần trong công việc lên kế hoạch và tổ chức chuẩn bị của bạn. Bạn càng thông báo đến người tham dự sớm, khả năng họ sẽ lên lịch và tham dự buổi mít tinh của bạn càng cao. Truyền đạt thông tin về sự kiện của bạn sớm để sự kiện mà bạn tổ chức sẽ được ưu tiên lên lịch trước.
- Ký những bản hợp đồng không rõ ràng.
Một nhân viên tổ chức sự kiện đã phải ra hầu toà khi cô hoãn ngày tổ chức sự kiện vì theo cô, khách sạn mà cô đã thuê không thực hiện tốt những thoả thuận nâng cấp và thay đổi mà cô đã ký. Sự thật là, khách sạn này đã phản đối và lập luận theo cách khác và cuối cùng họ đã thắng kiện. Bản hợp đồng viết tay đã chi tiết rằng “những cải thiện đáng kể” sẽ được ưu tiên làm trứơc đến ngày diễn ra buổi mít tinh. Dùng những cụm từ chủ quan, không rõ nghĩa như vậy sẽ dẫn đến rất nhiều cách lý giải khác nhau. Hãy chắc chắn rằng bản hợp đồng của bạn được viết chặt chẽ không thể bắt bẻ được. Tránh dùng những từ như “sẽ được thoả thuận” hoặc “sẽ được quyết định trong những ngày sau đó”.
- Lên kế hoạch thất bại.
Lên kế hoạch thất bại là bạn đang đặt chính mình vào thảm hoạ. Có rất nhiều thứ linh tinh nan giải cần được xếp cạnh nhau để bạn có thể giải quyết chúng hoặc yêu cầu dịch vụ đến giải quyết. Tôi đảm bảo rằng bạn sẽ giải quyết những vấn để đó rất chu toàn. Thảo luận với mọi ngừơi về sự kiện mà bạn đang tổ chức để tham khảo thêm một số ý kiến khác nhau. Tạo ra một danh sách để kiểm tra công việc và kiểm tra danh sách đó thường xuyên. Bạn càng tỉ mỉ bao nhiêu thì khả năng mắc lỗi của bạn càng ít đi.
- Lờ đi không kiểm tra những ý kiến tham khảo.
Có được những ý kiến tâm đắc của một ai đó thật tuyệt nhưng phải luôn kiểm tra xem người đó có thật sự tốt như họ nói hay không. Đúng như vậy, bạn sẽ cần thêm thời gian để kiểm tra lại những ý kiến góp ý những việc đó rất đáng được làm. Tại sao bạn lại thu về mình khả năng làm hỏng sự kiện quan trọng của mình với người cung cấp người khiến bạn thất vọng ngay ở phút cuối cùng hoặc cung cấp cho bạn những thiết bị không phải là tốt nhất và dịch vụ chất lượng kém? Một câu hỏi nhất thiết phải hỏi người đưa ra ý kiến đó là “Bạn có sử dụng người cung cấp này cho các lần tiếp theo không?”. Bạn sẽ biết mình nên làm gì nếu câu trả lời là phủ định.
- Bỏ qua những chi tiết quan trọng đến tận phút cuối cùng.
Công việc chuẩn bị cho buổi mít tinh rất mất thời gian, và bạn càng có nhiều thời gian bao nhiêu thì bạn càng mắc ít lỗi. Bạn càng vội vàng, hấp tấp bao nhiêu thì bạn càng dễ quên những thứ cần thiết (đôi khi là rất hiển nhiên) bấy nhiêu. Sử dụng danh sách kiểm tra của bạn thường xuyên và xử lý những công việc mà bạn gạch ra đầu tiên trước. Để những công việc cơ bản đến phút cuối giải quyết không nghi ngờ gì là bạn sẽ mất khá nhiều tiền cũng như là bạn có thể sẽ phải chịu đựng những sự thay đổi đột ngột và rõ ràng điều này sẽ gia tăng những căng thẳng không đáng có trong cuộc sống thường nhật của bạn.


- Để một người khác lên kế hoạch làm việc cho bạn.
Bạn muốn khéo xoay sở và bạn tìm cho mình một chuyên gia về lập kế hoạch để kiểm soát mọi việc. Liệu bạn có thể chỉ ngồi đó và hy vọng rằng người lên kế hoạch này sẽ tạo ra điều thần kỳ? Đơn giản bởi vì bạn thuê một nhân viên trợ lý không có nghĩa là bạn không còn trách nhiệm gì với sự kiện đó nữa. Ngược lại, hiện tại bạn đang là người quản lý và bạn sẽ phải chịu trách nhiệm đối với mọi việc đang diễn ra. Để người khác thay mặt bạn điều khiển mọi việc nhưng phải luôn luôn kiểm tra để chắc chắn rằng mọi chuyện đang diễn ra tốt.
- Lờ đi yếu tố bất ngờ.
Ngoài việc lên kế hoạch làm việc của bạn, bạn cũng phải lên kế hoạch đối phó với những việc bất ngờ xảy ra. Không may mắn thay xác suất những việc bạn không nghĩ là sẽ xảy ra lại xảy ra là rất cao. Vậy bản dự phòng của bạn là gì? Nếu bạn không có, kế hoạch chính của bạn có thể bị phá huỷ trong chốc lát và bạn sẽ phải đảo lộn mọi thứ để thực hiện phương án 2 trong hoạt động của mình. Hãy chuẩn bị một kế hoạch B để có khi bạn cần dùng đến nó.
- Cố gắng tiết kiệm tiền.
Cố gắng thắt chặt ngân sách, gánh nặng mà ông chủ đặt lên vai bạn là hy vọng bạn có thể làm được nhiều với ít kinh phí, sự quyến rũ về việc đưa ra những quyết định sự đơn thuần dựa vào giá cả là rất lớn. Đúng vậy, bạn luôn thấy một ai đó chào hàng bạn với giá thấp hơn giá bình thường. Nhưng làm sao bạn có thể tin tưởng vào dịch vào mà họ cung cấp? Giá rẻ và chất lượng tốt thường không đi song hành với nhau. Do vậy, lần sau, nếu bạn đưa ra đưa ra quyết đinh hoàn toàn dựa vào giá mà họ đưa ra, hãy suy nghĩ lại
 Trong cuộc họp
- Vội vàng đánh giá bình phẩm ý kiến đưa ra : khi ta vội vàng bình phẩm hay đánh giá ý kiến đưa ra làm cho người đưa ra ý kiến có cảm giác như ý kiến của họ bị khai tử và làm cho họ chản nản và không đóng góp ý kiến nữa
- Thường hay đánh giá, phê phán ngay khi những lúc mọi người đưa ra ý kiến, bình phẩm : khi đánh giá như thế sẽ làm cho những người sau họ cụt ý tưởng, cụt hứng
- Hay tán thưởng ý kiến nào đó khi cảm thấy nó hay, và áp dụng tốt: khi chúng ta làm như thế sẽ làm cho người khacx không đưa ra ý kiến nữa vì họ ngại là ý kiến của họ không được hay bằng ý kiến của người trước
- Thường hay quy kết đánh giá nội suy ngay hội nghị
- Hay đánh giá thấp ngay lập tức những ý kiến kiens điên rồ vì cho nó là vô ích, không thực tế..
- Thường hay cứ liên hệ với tác giả của ý tưởng đó với tác giả của nó
- Thường hay gi lại những ý kiến mình cho là hay mà không gi lại hết tất cả các ý kiến: tránh làm như thế này vì có những ý tưởng thoạt dàu nghe có vẻ ngớ ngẩn nhưng nếu suy sét kỹ thì lại là những ý kiến sáng giá
 Sau cuộc họp
- Thường hay không tổ chức lại cuộc họp lại để thông báo cho các thành viên những việc cần phải làm với cái ý tưởng được chọn
- Thường hay lựa chọ ý tưởng không trên cơ sở của các ý tưởng khác nhau.
 Về hình thức cuộc họp:
- Các thiết bị trong cuộc họp không đáp ứng đươc nhu cầu của cuộc họp.
Ví dụ như: ánh sáng quá sáng hoặc quá tối, bàn ghế bố trí không hợp lý cho người tham dự cuộc họp có thể dễ dàng theo dõi và nắm bắt nội dung cuộc họp.
- Các thông báo về địa điểm và nội dung cuộc họp bị thay đổi.
- Thông báp cho người tham dự cuộc họp quá sát giờ họp gây khó khăn trong quá trình dự họp.
- Sắp xếp các vị trí ngồi của các vị trí trong công ty không hợp lý.
- Công tác ngoài lề trước và sau cuộc họp chưa chuẩn bị được tốt như vấn đề nghĩ giải lao giữa cuộc họp, không chuẩn bị nơi nghĩ cho những người từ xa tới dự họp.
 Về nội dung cuộc họp:
- Mỗi cuộc họp đều có mục tiêu cần đạt rõ ràng,nhưng trong quá trình thực hiện cuộc họp thường bị chi phối bởi một số vần đề không thuộc trọng tâm của nôi dung cuộc họp.
- Những người tham gia cuộc họp thường bị chi phối bởi những luồng tư tưởng và tác động ảnh hưởng ngoài cuộc họp.
- Những người có vị trí lớn thường áp đặt tư tưởng của mình cho nhũng người trong cuộc họp dẩn tới sự không dân chủ trong cuộc họp.
- Sự thụ động của chính những người tham dự cuộc họp.
- Luôn mong muốn giải quyết vấn đề một mình.
- Trong cuộc họp không có sự khách quan đánh giá mà thường áp dụng lối suy ngĩ cá nhân.
- Phải luôn đảm bảo những người tham dự cuộc họp đáp ứng đủ các kiến thức về nội dung của cuộc họp nhằm đạt được hiệu suất cao trong làm việc.
- Nội dung cuộc họp không được ưu tiên từ trên theo thứ tự ưu tiên từ quan trọng tới vấn đề không cấp thiết.
- Người điều hành cuộc họp thường mắc lỗi thiên vị trong khi các thành viên tham gia giải quyết vấn đề của cuộc họp.
- Trong cuộc họp hay xảy ra vấn đề tranh cãi do bất đồng ý kiến giữa các thành viên.
- Tổng họp nội dung cuộc họp thường chung chung, không rõ ràng các vấn đề.


IV. Những giải pháp khắc phục lỗi.
Để cuộc họp đảm bảo thành công thì chúng ta nên thực hiện theo những nguyên tắc sau
- Tạo điều kiện khuyến khích mội người tự do đưa ra sáng kiến của mình
- Không bình luận, đánh giá ý kiến đưa ra, mọi ý kiến đều được gi nhận và cảm ơn. Tránh mọi hình thức bình luận, đánh giá ngay tại cuộc họp
- Liệt kê mọi ý kiến đưa ra cho dù ý kiến đó được coi là điên rồ
- Ý tưởng xuất sắc nhất sẽ được xây dựng, phát triển trên cơ sở nhiều ý tưởng khác nhau, mở rộng các ý tưởng
- Cuộc họp phải mang tính hợp tác từ một ý kiến dần đến các lý luận rồi cho đến khi tạo được ý tưởn xuất sắc nhất
- Tránh việc gắn cá nhân với ý tưởng đưa ra
- Trân trọng những ý tưởng điên rồ vì khi ta mới nghe nó có vẻ điên rồ nhưng nếu xem xét kỹ, nghiền ngẫm thì ý tưởng đó lại rất có lý và thực tế
- Các thiết bị phục vụ trong cuộc họp luôn đảm bảo hoạt động trong quá trình tổ chức cuộc họp.
- Đầu tiên người điều hành cuộc họp cần nắm rõ các cách thức tổ chức cuộc họp cho thuận lợi từ đầu tới cuối cuộc họp.
- Các kỹ năng mềm được người điều hành vận dụng hết sức trong các cuộc họp nhằm giảm thiểu các vấn đề có thể phát sinh trong cuộc họp.
- Những người tham dự cuộc họp cũng cần có các kỹ năng như: kỹ năng lắng nghe. Kỹ năng nói trước đám đông, kỹ năng làm việc nhóm.
- Thái độ hợp tác khi bước vào cuộc họp của mỗi người tham dự.
- Trong quá trình tổ chức cuôc họp phải ghi nhận mọi ý kiến đóng góp dù tốt hay không tốt, và trong khi đang lấy ý kiến không được vội vàng đưa ra bình phẩm mà phải khi kết thúc cuộc họp mới đưa ra nhận định cho từng vấn đề.
- Đánh giá mọi khả năng có thể xảy ra cho quá trình cần giải quyết từ đó người điều hành đẫn dắt mọi người vào vấn đề một cách tốt nhất.
Kết luận
Những cuộc họp đóng vai trò rất quna trọng, vì đó là nơi mà bầu không khí và văn hóa tổ chức được duy trì, là một trong những cách thức để tổ chức nói với nhân viên của mình rằng:”Bạn là một thành viên của tập thể”
Nếu bạn tổ chức những cuộc họp buồn tẻ, yếu kém mà lại kéo dài lê thê thì các nhân viên của bạn bắt đầu tin rằng mình đang làm trong một công ty tẻ nhạt, kém còi và không biết quý trọng thời gian. Và thông một cuộc họp đẳng cấp của một người quản lý cũng được khẳng định.
Và với kiến thức đã học và công với việc tìm kiếm hình ảnh tư liệu từ mạng sách báo, người trong lĩnh vực...Nay nhóm làm bài tiểu luận này mong có thể giúp các bạn biết được tầm quan trọng của việc tổ chức một cuộc họp, những điểm tốt cần phát huy cũng như là những nhược điểm cần tránh để có thể tổ chức thành công một cuộc họp. Qua đó giúp các bạn thành công hơn.

Nguồn: http://www.hrlink.vn/diendan/index.php?showtopic=52500