Phỏng vấn thành công đòi hỏi nhà tuyển dụng biết cách đặt câu hỏi thích hợp, lắng nghe ứng viên trả lời và làm cho họ nói thật về khả năng và quan điểm của mình. Đó chính là nền tảng giúp bạn chọn đúng người tài. Một số thủ thuật đơn giản sau có thể giúp bạn nâng cao kỹ năng phỏng vấn ứng viên.

Lên lịch hẹn hợp lý

Là người phỏng vấn, bao giờ bạn cũng nên đúng giờ hẹn với ứng viên. Đối với các vị trí cao cấp bạn càng cần phải đúng giờ. Sự đúng giờ thể hiện sự chuyên nghiệp của nhà tuyển dụng và hình ảnh tốt đẹp về công ty. Bạn cần đưa cuộc hẹn phỏng vấn vào lịch làm việc của bạn, và xem đó như những buổi họp với khách hàng quan trọng. Hãy đảm bảo rằng bạn sẽ dành cho ứng viên các điều kiện phỏng vấn tốt nhất: bàn phỏng vấn sạch sẽ, điện thoại đặt ở chế độ "rung" hoặc tắt, yên tĩnh không bị tiếng ồn, báo trước cho mọi người là bạn không muốn bị làm phiền.

Cân nhắc số vòng phỏng vấn

Sẽ khó để nhà tuyển dụng tìm được ứng viên thích hợp với lần phỏng vấn đầu tiên, vì ứng viên luôn chuẩn bị cho mình tốt nhất, từ lời ăn tiếng nói cho đến nghiên cứu kỹ về công ty, thậm chí nhờ cả các nhà tư vấn nhân sự mách nước. Chính vì thế quy trình phỏng vấn thường gồm 2 vòng chính: vòng thứ nhất nhằm lọc số ứng viên tiềm năng còn khoảng tối đa 3 ứng viên, vòng thứ hai sẽ giúp bạn chọn ra người tốt nhất. Vòng phỏng vấn thứ hai nên được thực hiện với những người sẽ làm việc chung hay có liên quan với ứng viên nhiều nhất. Đánh giá và nhận xét của những người này đóng vai trò rất quan trọng.

Tuy nhiên để tìm được đúng người, nhận ra được giá trị của ứng viên, nhà tuyển dụng nên sử dụng “quy luật số 3”. Đó là phỏng vấn ba lần bởi ba người khác nhau ở ba địa điểm khác nhau để qua các câu chuyện, thông tin mà ứng viên kể, các chi tiết sẽ được ráp nối, kiểm tra, mổ xẻ nhằm tìm ra sự nhất quán hay mâu thuẫn trong đó.

Tuy nhiên, nhiều công ty vẫn chọn nhiều hơn 2 vòng phỏng vấn: họ có thể mời ứng viên dự tuyển 3, 4, thậm chí 5 vòng phỏng vấn.

Khích lệ ứng viên trả lời câu hỏi phỏng vấn

Dùng những câu hỏi mang tính gợi mở và thân thiện để ứng viên cảm thấy thoải mái và có thể trả lời tốt các thông tin bạn hỏi trong buổi phỏng vấn. Bạn có thể hỏi về kinh nghiệm làm việc của người đi phỏng vấn, ví dụ như "Hãy kể cho tôi về một ngày làm việc của anh/chị hiện nay. Anh/chị thích nó ở điểm nào? Anh/chị không thích nó ở điểm nào?". Câu hỏi này sẽ làm cho ứng viên cảm thấy cởi mở để chia sẻ thông tin với bạn. Đó chính là điểm khởi đầu tốt đẹp để buổi phỏng vấn diễn ra suôn sẻ.

Nghe nhiều hơn nói

Nếu bạn dùng nhiều hơn 20% thời gian của buổi phỏng vấn để nói thì bạn đã không cho ứng viên cơ hội nói về họ. Mục đích của buổi phỏng vấn là nhằm giúp bạn hiểu rõ về ứng viên thông qua lắng nghe câu trả lời của họ. Vì vậy bạn cần giành thời gian để lắng nghe ứng viên nói về họ, càng nhiều càng tốt.

Đặt câu hỏi trước khi mô tả công việc

Tránh mô tả chi tiết công việc trước khi bắt đầu buổi phỏng vấn. Một ứng viên thông minh sẽ biết tận dụng mô tả này để vạch ra những câu trả lời mà anh ta đoán là bạn muốn nghe. Bằng cách hỏi càng nhiều câu hỏi trước khi mô tả về công việc, bạn sẽ biết được những thông tin trung thực nhất về ứng viên.

Hỏi những câu hỏi mở và tránh các câu hỏi quá “chuẩn”

Tránh hỏi những câu hỏi mà ứng viên có thể trả lời một cách đơn giản là “Có” hoặc “Không”. Thay vào đó, bạn hãy dùng các câu hỏi mở để khuyến khích ứng viên nói nhiều hơn về công việc hay bản thân họ. Những câu hỏi như "Tại sao anh/chị nghĩ điều đó đúng?" hoặc "Anh/chị đã làm việc đó như thế nào?" sẽ giúp bạn hiểu rõ về ứng viên hơn.

Theo bà Vân Anh, “con người thế hiện bản thân tốt nhất ở nơi họ cảm thấy thoải mái. Vì thế, sau lần phỏng vấn đầu tiên ở tại văn phòng, những lần khác hãy mời ứng viên đến những nơi họ cảm thấy thoải mái, và thay cho các câu phỏng vấn với những câu hỏi và trả lời ghi đầy trong sách vở là một cuộc trò chuyện, chia sẻ, để ứng viên bộc lộ mình”.

Cũng chính vì các ứng viên rất có kinh nghiệm đối phó với nhà tuyển dụng, vì thế, theo bà Vân Anh, kỹ năng đặt câu hỏi rất quan trọng. Bà nhắc đến “kỹ thuật bóc hành”: bóc từng lớp cho đến khi nhìn thấy được lõi bên trong. Và những câu trả lời soạn sẵn sẽ chẳng có ích gì cho bạn. Thay vào đó bạn cần tìm những câu hỏi có tính thách đố để buộc ứng viên phải suy nghĩ và đưa ra câu trả lời chân thực. Nhờ vậy, bạn sẽ biết rõ những điểm mạnh và hạn chế của ứng viên. Bạn có thể sử dụng các câu hỏi phân tích tình huống như yêu cầu ứng viên trình bày họ sẽ làm gì trong những tính huống điển hình nào đó để bạn có được bức tranh chính xác nhất về năng lực của ứng viên.

Nói cách khác, nhà tuyển dụng nên đặt các câu hỏi chỉ để hỏi, như một cuộc dạo chơi trò chuyện. Chẳng hạn, khi hỏi ứng viên tại sao nghỉ việc, thường thì hầu hết các câu trả lời sẽ là rất “sách vở”: muốn thay đổi môi trường làm việc, tìm sự thử thách mới. Câu hỏi tiếp theo sẽ là: “Theo bạn, thế nào là môi trường mới? Thế nào là môi trường thử thách?”.

Từ các chi tiết mà ứng viên trả lời, cuộc dạo chơi cứ thế tiếp tục. Nhà tuyển dụng cứ thế đào sâu, khai thác thêm. Các câu trả lời sẽ được kết nối với nhau, tạo thành một câu chuyện, cộng thêm sự quan sát về phong cách, ánh mắt, cử chỉ, giọng điệu của ứng viên, nhà tuyển dụng có thể nhận định được đâu là ứng viên thích hợp.

Theo bà Vân Anh, một “trò chơi tâm lý” để nhận biết sâu hơn về ứng viên là “hãy hỏi về quá khứ, đừng hỏi về tương lai”. Lý do của việc này, bà Vân Anh giải thích: khi hỏi về quá khứ, người ta nhận thấy nếu ứng viên nói thật, ánh mắt sẽ thường đăm chiêu, hơi chếch về phía trái. Còn nếu khác đi, đó có thể là dấu hiệu ứng viên đang bịa ra một câu chuyện.

Để tìm hiểu ứng viên có lòng nhiệt huyết hay không, những câu hỏi về sự thành công hay công việc yêu thích của ứng viên thường được các nhà tuyển dụng viện đến. Đặt ra câu hỏi như thế, họ chỉ việc quan sát cách ứng viên trả lời, kết hợp quan sát cử chỉ, ánh mắt, giọng điệu, cảm xúc. “Chỉ có 7,5% được thể hiện qua ngôn ngữ, 33,5% được thể hiện qua giọng nói và còn lại hơn 50% đó là ngôn ngữ cử chỉ”, bà Anh nói.

Từ những kinh nghiệm của mình, bà Anh chia sẻ khi kết thúc buổi phỏng vấn: việc yêu cầu ứng viên đặt câu hỏi cho nhà tuyển dụng là thao tác không nên bỏ qua. Vì qua cách ứng viên đặt câu hỏi, nhà tuyển dụng có thể hiểu thêm về người đối thoại.

Trao đổi với TBKTSG bên lề cuộc gặp gỡ, bà Vân Anh cho rằng danh mục đầu tư con người là rất đặc biệt. “Nếu trong 30 phút mà mình đưa ra các câu hỏi đúng, có cảm nhận đúng về ứng viên, và xử lý đúng các thông tin thì khả năng đưa ra những quyết định sai trong tuyển dụng sẽ được giảm thiểu. Còn nếu trong 30 phút đó không tận dụng được thời gian để đưa ra các câu hỏi đúng, khả năng sai sẽ nhiều hơn”.

Cần biết những điều bạn không thể hỏi

Các câu hỏi “cấm kỵ” mà nhà tuyển dụng không nên đặt ra với các ứng viên chính là những câu bị mang tính phân biệt đối xử với người lao động. Các câu hỏi này thường không liên quan đến công việc như tuổi tác, chủng tộc, tình trạng hôn nhân hoặc sự khuyết tật của ứng viên.

<ST>