Một trong những chức năng của quản trị tri thức là chuyển hóa các tri thức ẩn ( tri thức của từng cá nhân ) thành tri thức hiện ( tri thức tập thể ). Vậy là cách nào để chuyển hoá nó: tạo ra các điều kiện, địa điểm để các cá nhân của cty có thể chuyển đổi, chuyển hóa tri thức. Vi dụ như các buổi hội thảo, các semila hay tạo ra các địa điểm như các nơi thư giãn ( bar, phòng thư giãn ) tạo điều kiện cho con người sáng tạo, trao đổi tri thức với nhau. Bar ở đây không còn mang nghĩa nơi uống rượu nữa mà là được hiểu theo nghĩa rộng hơn là môi trường. Bar có thể hiểu như điều kiện internet chả hạn … tuỳ vào đặc thù của từng doanh nghiệp, bar sẽ là 1 nơi phù hợp với doanh nghiệp đó. Chính vì vậy, tuỳ đặc điểm của công ty mình mà bạn ( CPO ) tạo ra bar cho riêng mình, ví dụ như 1 buổi cafe chả hạn. Có thể trong buổi cafe đó tri thức sẽ được người nhân viên trao đổi với ta.

Tiếp theo đó quan trị tri thức là lưu trữ tri thức. Lưu trữ tri thức như thế nào? Và sử dụng nó ra sao? Lưu trữ tri thức phụ thuộc vào chiến lược của doanh nghiệp. Để lưu trữ ta cần phải có đánh giá doanh nghiệp. Ví dụ như cuối năm doanh thu của doanh nghiệp tăng 10%, vậy lượng tri thức đóng góp vào chỉ số này là như thế nào? Có phải chỉ là sự đóng góp của chủ doanh nghiệp? Chúng ta cần pải đánh giá được bên kế toán đóng góp bao nhiều, bên marketing đóng góp như thế nào? Việc phân định như vậy rất khó nhưng chúng ta phải làm, phải có sự chia sẻ tri thức, phải có lưu trữ tri thức.

Về lâu dài, lưu trữ tri thức càng tốt thì lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp càng tốt. Hơn nữa quản trị tri thức tạo ra sự sáng tạo cho doanh nghiệp, nó tồn tại trong con người của DN, quy trình của doanh nghiệp, sản phẩm của DN. Một doanh nghiệp quản trị tri thức tốt thì sản phẩm đa dạng và tốt.

Làm thế nào để chuyển hoá nguồn tri thức này thành sản phẩm tốt ? Đó là tạo ra quy trình tốt, tạo ra sự trao đổi tri thức, tạo ra sự sáng tạo. Khi nói đến tri thức của doanh nghiệp là nói đến con người : con người như thế nào? tiếp đến là quy trình, công nghệ của doanh nghiệp đó và cuối cùng là sản phẩm của dn.

Muốn quản trị tri thức ta cần phải có nguồn lực để làm. Ngoài nguồn lực con người ( con người chính là chủ thể của tri thức, sáng tạo, có văn hoá trong sự chia sẻ ) còn phải có nguồn lực về tài chính( Ví dụ như muốn tạo bar chả hạn, không thể làm nếu không có tài chính ), nguồn lực về công nghệ ( nếu như thông tin tri rất nhiều, nếu không có công nghệ để lưu trữ thì rất khó khăn để quản trị ), nguồn lực về môi trường ( môi trường tham nhũng hay không ?, môi trường luật pháp rành mạnh ). Những yếu tố này tác động đến 3 yếu tố của quản trị tri thức : quy trình, con người, công nghệ .

Chúng ta đã có dữ liệu, có tri thức vậy làm thế nào để sử dụng nó. Để sử dụng nó, cần con người ( chúng ta ). Chúng ta cần phải hiểu nó, nắm bắt được nó và trong những điều kiện cụ thể chúng ta phải đưa nó ra được để biến nó thành sự thông thái và năng lực cho doanh nghiệp. Năng lực tri thức của doanh nghiệp là: những văn bản tri thức, kinh nghiệm sử dụng tri thức, quy trình và vẫn là con người của doanh nghiệp.

Trong quá trình quản lý tri thức chúng ta phải chia ra như thế nào? tổ chức quản lý ra sao? Ví dụ doanh nghiệp tư vấn: thông tin khách hàng và tri thức của chuyên gia là vô cùng quan trọng. Làm thế nào để lấy được tri thức của chuyên gia? Không phải dễ để tư vấn cho người này, người khác. Như vậy chúng ta phải định dạng được trong doanh nghiệp có những loại tri thức nào, cần loại tri thức nào?

Thực tế phát triển và xây dựng tri thức rất khó khăn. Nhiều khi chúng ta không thể lý giải được tại sao chúng ta đưa ra lý do này, lý do khác. Vậy để xây dựng tri thức chúng ta cần phải đặt ra câu hỏi và văn bản hoá các câu trả lời.