Liệu công việc quản trị nhân sự có là chỉ riêng của phòng nhân sự?

Gần đây chúng tôi đã có một số buổi phỏng vấn và nói chuyện với cán bộ nhân sự của nhiều công ty về vấn đề: những ai làm công tác nhân sự trong công ty? và có cần thiết phải đào tạo về nhân sự cho những người này.

Mỗi một người quản lý là một HR manager? Thật vậy, công việc của một người quản lý có thể nhìn nhận từ nhiều góc độ, song xem xét đơn giản gồm hai phần việc chính, một là quản lý công việc chuyên môn và hai là quản lý nhân viên. Cả hai đều nhằm đạt được một mục tiêu chung, đó là đạt được kết quả mà công ty yêu cầu cho chính phòng/ban mà người quản lý đó chịu trách nhiệm điều hành.

Như vậy nếu nhìn nhận từ góc độ nhân sự, không cần thiết phải đề cập một cách quá chi tiết và lý thuyết về chuyên môn nhân sự, có ít nhất 50% khối lượng công việc của người quản lý liên quan đến nhân sự.

Một số phần chính có thể kể đến và rất dễ hiểu với giới HR:

+ Trao đổi định hướng nghề nghiệp với nhân viên

+ Trao đổi các vấn đề lương thưởng với nhân viên

+ Quản lý thời gian làm việc và hiệu quả công việc

+ Tạo ra môi trường làm việc gần gũi và thân thiện

+ Góp phần nhân rộng và lan truyền văn hóa của công ty tới nhân viên

+ Tham gia trực tiếp vào việc yêu cầu tuyển dụng và tham gia phỏng vấn

+ Điều phối các quan hệ trong phòng ban mà mình quản lý

+ Truyền đạt các chính sách của công ty, bao gồm cả chính sách nhân sự như chế tài, đãi ngộ tới từng nhân viên

+ Nắm vững tâm tư nguyện vọng của nhân viên, tham gia xử lý nghỉ việc.

Như vậy, mỗi người quản lý thực chất đều thực hiện ít nhiều phần việc của một quản lý nhân sự, sự khác biệt ở đây có chăng là tính hệ thống, có nhiều quản lý thực hiện công việc này như một phần tất yếu trong công việc của họ, dựa trên kinh nghiệm bản thân là chính.

Có nhiều cách nhìn về vai trò nhân sự của mỗi quản lý, nhưng tựu chung lại, họ là những mắt xích quan trọng không thể thiếu để giúp cho phòng nhân sự có thể hoàn thành tốt công việc của mình.

Một người quản lý tốt chính là một cán bộ nhân sự xuất sắc: mỗi quản lý của các bộ phận khác nhau, ngoài vai trò là một quản lý, họ cũng chính là một nhân viên trong công ty, và với công ty, họ là những người giỏi nhất trong bộ phận mà họ quản lý.

Thông thường, điều này có nghĩa là họ hiểu và nắm rất rõ nhân viên của họ phải làm những gì, và mong muốn những gì, mong muốn ở đây không chỉ là vấn đề về lương thưởng, mà còn là các yêu cầu được hỗ trợ như thế nào để mỗi nhân viên có thể hoàn thành tốt phần việc được giao.

Với cách nhìn nhận như vậy, người quản lý nhân sự hoàn toàn có thể coi mỗi quản lý phòng ban, bộ phận là một nhân viên thuộc HR dept, hay là một HR consultant. Chính họ sẽ là người cung cấp thông tin từ cơ bản đến chi tiết để nhân sự hoàn thiện các chính sách.

Một cách hình tượng, nếu ví các chính sách như cột sống giúp một công ty đứng vững, thì họ, các cán bộ quản lý chính là những đĩa đệm để giúp chính sách có thể vận động được.

Theo bạn, tỷ lệ cán bộ nhân sự trên số nhân viên bao nhiêu là phù hợp? Đó là một câu hỏi hay, nhưng không hoàn toàn hợp lý. Chẳng thế mà bạn chỉ nghe thấy câu hỏi: tỷ lệ quản lý trên nhân viên bao nhiêu là phù hợp, thay vì cán bộ nhân sự. Điều này có thể được hiểu là bạn cần bao nhiêu cán bộ quản lý hiểu được công tác nhân sự.

Câu trả lời là: tất cả. Điều này hoàn toàn không khó thực hiện bởi có rất nhiều công ty đào tạo có thể thực hiện được chương trình này với mục đích là hệ thống lại bài bản hơn những công việc mà người quản lý đang thực hiện và cần đòi hỏi những kỹ năng nhân sự.

Làm sao để biến một người quản lý thành một cán bộ nhân sự? Hãy biến họ thành cầu nối thông tin.

+ Người quản lý giúp phổ biến và thực thi chính sách. Chính sách không chỉ là những quy định và tiêu chuẩn được thiết lập bởi BOD, BOM, mà quan trọng hơn là công nghệ quản lý, phương pháp làm việc, kinh nghiệm nghề nghiệp dưới dạng nghiệp vụ.

Chắc hẳn nhiều người trong giới nhân sự biết và quen thuộc với thuật ngữ "công nghệ" trong các tập đoàn đa quốc gia. Đối với các tập đoàn lớn, họ tạo ra công nghệ để nhờ đó ít bị phụ thuộc vào nhân viên hơn, ví dụ như thu thập tất cả kinh nghiệm liên quan đến kinh doanh để viết ra các tài liệu hướng dẫn chi tiết cho những ai mới vào công ty và thực hiện công việc kinh doanh.

Khi những người mới này trở nên kinh nghiệm hơn, họ sẽ lại đóng góp vào kho kiến thức chung, và "công nghệ" theo đó tiếp tục được phát triển và hoàn thiện. Tên khoa học và phổ biến của thuật ngữ "công nghệ" mà chúng ta ai cũng biết đến chính là các "chính sách" hoặc tài liệu hướng dẫn. Bằng cách này, công ty sẽ có thể phát triển mà ít bị tác động hơn bởi những người nhiều kinh nghiệm bỏ công ty hay đào tạo người mới vào nghề.

Trưởng các bộ phận là những người nắm rất rõ các chính sách này, và họ có nghĩa vụ để truyền đạt lại nó cho nhân viên trong phòng, ban, bộ phận trực thuộc quản lý của họ. Đó chính là tác động một chiều từ Phòng nhân sự cho đến quản lý.

+ Vế thứ hai trong vai trò cán bộ nhân sự của mỗi quản lý chính là cung cấp các thông tin liên quan đến yêu cầu của nhân viên, như mong muốn được đào tạo, tăng lương, thưởng, cải thiện môi trường làm việc thân thiện, nhận được các hỗ trợ từ các phòng ban có liên quan như kế toán, hành chính...trên cơ sở phù hợp với thực tế, hợp lý và có thể chấp nhận, thực hiện được nếu nhìn nhận từ phía công ty.

Như vậy, để có thể nhận được sự hỗ trợ từ các cán bộ quản lý với vai trò là cán bộ nhân sự, HR dept cần thường xuyên làm việc chặt chẽ với các cán bộ quản lý, để truyền đạt chính sách, để được lắng nghe phản hồi từ họ.

Đây là việc mà chắc hẳn các cán bộ lâu năm giàu kinh nghiệm trong ngành nhân sự vẫn làm, và nó cũng là phương thức phổ biến nói chung đang được áp dụng rộng rãi mọi nơi, bao gồm cả Việt Nam. Điều mới mẻ có chăng chính là trong cách làm, cách thực hiện để khai thác được thế mạnh của mỗi cán bộ quản lý, như là cầu nối, trung gian, bước đệm nhằm truyền tải cũng như tiếp nhận các phản hồi chính xác, kịp thời và hiệu quả hơn.