Nghệ thuật động viên nhân viên có vai trò rất lớn đối với doanh nghiệp, đội ngũ nhân viên được đông viên sẽ làm việc hết mình, tạo ra những sản phẩm có chất lượng nhất đem đến cho khách hàng và nó làm nên sự thành công của doanh nghiệp.

Ngày nay, các lãnh đạo doanh nghiệp rất chú trọng đầu tư vào việc động viên nhân viên. Điều này được thực hiện qua các cuộc khảo sát lấy ý kiến phản hồi để tìm hiểu động cơ làm việc và mức độ gắn bó của nhân viên đối với tổ chức. Việc khảo sát lấy ý kiến sẽ giúp lãnh đạo chủ động trong quá trình thực hiện mục tiêu của tổ chức cũng như có kế hoạch về vấn đề nhân sự.

Tuy nhiên việc lấy ý kiến khảo sát nhân viên được thực hiện khá là khó khăn, nếu có quá ít nhân viên tham gia khảo sát thì mức độ chính xác không cao, đặc biệt hơn nếu các nhà quản trị nhân sự lại chọn đúng bộ phận nhân viên đang bất mãn với công ty để làm khảo sát thì càng làm cho kết quả trở lên sai lệch. Vì vậy để đảm bảo tỷ lệ tham gia cao, doanh nghiệp cần phải thực hiện những điều dưới đây.

- Xác định mục tiêu rõ ràng. Đây là việc mà doanh nghiệp phải làm ngay từ đầu, đồng thời cũng phải xác định tỉ lệ người tham gia dự tính hay hiệu quả của việc khảo sát. Những mục tiêu này cần phải xây dựng dựa trên việc tham khảo ý kiến của ban giám đốc và được thông báo rõ ràng đến từng nhân viên, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc khảo sát.

- Cuộc khảo sát phải luôn có tên gọi và logo thể hiện chủ đề của nó. Những điều này sẽ tạo ra một hình ảnh nhất quán và liên tục cho các hoạt động liên quan đến cuộc khảo sát. Nếu công ty đang chuẩn bị đưa ra một sự thay đổi nào đó thì nên khéo léo đưa nó vào chủ đề của cuộc khảo sát.

- Bất kể một cuộc khảo sát nào cũng cần phải xây dựng một kế hoạch truyền thông. Doanh nghiệp cần phải lên kế hoạch chi tiết cho từng giai đoạn của cuộc khảo sát. Bản kế hoạch sẽ bao gồm các sự kiện truyền thông cũng như ngân sách và các trách nhiệm được giao phó chính thức.

- Phân bổ đầy đủ nguồn lực cho cuộc khảo sát. Doanh nghiệp cần dự tính các nguồn lực cần thiết để phát triển khảo sát và hỗ trợ các hoạt động sau đó. Những nguồn lực này cần được tính vào ngân sách ban đâu và đưa vào các kế hoạch kinh doanh.

- Xác định các vai trò trách nhiệm: Cuộc khảo sát thực hiện được cần có những nhân viên tiên phong, các tình nguyện viên hỗ trợ. Các nhân viên này sẽ chịu trách nhiệm đưa ra những yêu cầu liên quan đến mảng hoạt động của họ, quản lý việc thu thập dữ liệu và hỗ trợ các hoạt động sau khảo sát. Phòng nhân sự có thể liên kết với các trưởng phòng ban khác để họ làm đầu mối thu thập kết quả khảo sát cho đơn vị của mình. Cần đưa ra những hướng dẫn rõ ràng về trách nhiệm cho các đầu mối.

- Thể hiện cam kết của ban giám đốc: để cuộc khảo sát đạt được hiệu quả chính xác nhất, các nhà quản trị nhân sự cần phải kết nối giữa ban lãnh đạo và nhân viên bằng cách giúp các nhân viên tin rằng giám đốc luôn cam kết hỗ trợ tốt nhất cho cuộc khảo sát. Cam kết của ban lãnh đạo sẽ giúp nhân viên an tâm rằng những ý kiến của họ sẽ được xem xét và thực hiện.

- Nội dung khảo sát phải phù hợp : Các câu hỏi phải thể hiện được văn hóa của doanh nghiệp, những câu hỏi sát với thực tai của công ty vì mục đích là để đánh giá những vấn đề mà ban lãnh đạo và nhân viên đang quan tâm.

- Thu thập dữ liệu đúng cách và đúng lúc: Doanh nghiệp cần phải cân nhắc chọn phương pháp thu thập dữ liệu phù hợp với đội ngũ nhân lực của mình. Hiện nay hình thức khảo sát trực tuyến đã thay thế cho hình thức bảng câu hỏi in sẵn để việc thực hiện diễn ra dễ dàng, hiệu quả và tiết kiệm chi phí hơn.

- Đảm bảo các quy trình khảo sát diễn ra một cách thuận lợi nhất: cần sắp xếp thời gian để thực hiện khảo sát vào những ngày cuối tuần trước nghỉ tuần, hay nghĩ lễ, việc khảo sát cũng không nên thực hiện khi mà nhân viên đang có nhiều mâu thuẫn với ban giám đốc.

- Hành động dứt khoát sau khảo sát: Để xây dựng niềm tin của nhân viên vào ban lãnh đạo thì sau khi khảo sát doanh nghiệp phải đưa ra được những chuyển biến rõ ràng, cần cho nhân viên nhìn thấy sự tiến bộ trong bộ máy lãnh đạo, cải tiến kỹ thuật cũng như lợi ích của nhân viên được nâng cao.

- Xem xét và kiểm tra lại quy trình khảo sát: Doanh nghiệp cần có kế hoạch theo dõi hiệu quả những hoạt động sau khảo sát đề tìm ra những tiến bộ đã đạt được và tiếp tục đặt ra mục tiêu trong tương lai. Cần phải có cuộc họp để thông báo đến toàn thể nhân viên về những thành tích đạt được.

Đánh giá hiệu quả của cuộc khảo sát và những hoạt động sau đó sẽ làm cho các thành viên quan tâm hơn đến các cuộc khảo sát sau này và thấy được lợi ích của họ khi tham gia khảo sát một cách nghiêm túc.

St.