Biết cách đưa ra lời nhận xét hướng nhân viên đến những hành vi tích cực và kêu gọi họ hành động mạnh mẽ là một kỹ năng quan trọng đòi hỏi sự cố gắng lớn của các nhà quản trị, cho dù họ giàu kinh nghiệm.

Thông thường, mỗi nhà quản trị có phong cách truyền đạt thông tin riêng, nhưng phong cách nào cũng nên bao hàm những yếu tố quan trọng dưới đây.

Nhận thấy nét tích cực thật sự của nhân viên

Khi mọi chuyện vẫn đang êm ả, chẳng có gì để phàn nàn thì lúc đó chính là lúc nhà quản trị nói rõ sự cảm kích nhân viên vì những đóng góp của họ và cho họ thấy rằng doanh nghiệp đang chờ đợi những đóng góp tốt đẹp hơn của họ. Do đó, bạn nên:

- Thường xuyên đưa ra ý kiến phản hồi tích cực bằng những lời lẽ trân trọng. Nhân viên nào cũng muốn được cấp trên khen ngợi, nhưng thái độ hoài nghi và yếm thế sẽ nhanh chóng xuất hiện nếu những lời khen chỉ có vẻ ngon ngọt bề ngoài, không thật lòng. Tồi tệ hơn, có thể cấp dưới sẽ mất lòng tin và sự kính trọng bạn nếu họ nghĩ rằng bạn hoàn toàn không biết phân biệt đâu là những công việc cao cả đòi hỏi sự hy sinh, đâu là những việc xoàng xĩnh, nhỏ nhặt. Vì thế, đã khen thì khen cho đúng. Nếu chỉ có một nỗ lực bình thường thì không nên quá khen.

- Những lời khen phải thật cụ thể. Ý kiến phản hồi từ nhà quản trị phải luôn cho mọi người biết thêm được những gì họ nên làm nhiều hơn hoặc ngược lại, hạn chế đi. Vì thế, hãy miêu tả chính xác đóng góp của nhân viên cho sự nghiệp chung của công ty.

- Khen thưởng công khai. Lòng tự tin của nhân viên sẽ gia tăng sau khi nhận được những lời ngợi khen của lãnh đạo trước mặt các đồng nghiệp. Do đó, hãy quan tâm tới việc khen ngợi nhân viên ưu tú hàng tháng. Khi tiến hành khen ngợi, bạn đừng quên thông báo toàn công ty (trên bảng tin, thông qua thư điện tử của nhân viên và tại cả những cuộc gặp gỡ khách hàng).

Vận dụng các quy luật vàng trong phê bình nhân viên

Nhiều nhà lãnh đạo khi đưa ra phê bình đều dựa trên một quy luật vàng: Hãy đối xử với người khác theo cách bạn muốn được đối xử! Nhưng hầu hết những nhà quản trị doanh nghiệp cao cấp thường chọn lựa những lời lẽ thẳng thắn và đi ngay vào vấn đề mà không nghĩ rằng đã phê phán các nhân viên quá nặng nề, khiến họ thu mình lại và nghĩ tới việc tìm kiếm chỗ làm khác.

Hãy căn cứ vào bản tính của từng cá nhân và vị trí của cấp dưới để lựa chọn cách phê phán. Để mọi thông điệp gửi đi đều giúp người nghe có thể tiếp thu và lĩnh hội, bạn cần chắc chắn rằng chúng đều được xây dựng dựa trên các nguyên tắc sau:

- Tin tốt cần được công bố rộng rãi, tin xấu cần được nói riêng với từng cá nhân có liên quan. Khiển trách nhân viên giữa tập thể là việc chẳng đặng đừng, tốt nhất là nên giảm thiểu. Ngược lại, khen nhân viên trong phòng chỉ có hai người thì chẳng khác nào cho người ấy “mặc áo gấm đi đêm”.

- Thực hiện theo cách mặt đối mặt. Dùng e-mail, thư từ để quở trách một ai đó không hiệu quả bằng cuộc gặp gỡ mặt đối mặt vì bạn ít phải dụng đến nhiều từ ngữ quá cứng rắn. Hơn nữa, bạn có thể thấy được những phản ứng của nhân viên trước lời nhận xét của mình. Nếu không thể gặp mặt thì nói chuyện qua điện thoại vẫn đáng được ưu tiên hơn.

- Thường xuyên dùng đại từ nhân xưng “tôi” khi phê bình. Khi đó, bạn đã đặt mình vào vị trí của nhân viên và sẽ đưa ra những lời lẽ sửa sai nhẹ nhàng, ví dụ “Tôi đã không làm như thế” thay cho “Anh đã làm thế là sai”. Cách nói khác là “Tôi trông thấy anh X làm điều hay đó và muốn anh làm được như thế”. Cũng đừng quên để người nghe được tự do giải thích về những gì đã xảy ra và bạn chủ động tìm ra giải pháp.

- Thận trọng với các lời lẽ cụ thể. Nếu lúc khen ngợi đã cần thận trọng trong những lời lẽ cụ thể thì trong lúc phê bình, điều ấy càng phải thận trọng hơn. Hãy nhớ rằng bạn luôn có nghĩa vụ tạo động lực và cơ hội cho nhân viên làm việc tốt hơn.

- Khẳng định lại những gì cần đạt được. Nếu gặp trực tiếp nhân viên, đến cuối câu chuyện, hãy hỏi người ấy về những gì đã nghe được và đâu là những điều anh ta cần thực hiện. Hãy chắc chắn rằng cả bạn và họ đều đã thấu hiểu vấn đề và sẵn sàng cùng nhau tiến lên.

Theo THỐNG LÂM
Doanh nhân Sài Gòn Cuối tuần/Entrepreneur