Bốn bước xây dựng tự điển năng lực

Những năm gần đây, nhu cầu xây dựng tự điển năng lực (TĐNL) của các doanh nghiệp ngày càng nhiều vì ai cũng biết, TĐNL là một công cụ không thể thiếu trong quản trị nguồn nhân lực (QT NNL). Tuy nhiên, số doanh nghiệp xây dựng thành công TĐNL và vận dụng được hiệu quả không nhiều. Nguyên nhân có nhiều, nhưng chủ yếu do doanh nghiệp của chúng ta vừa thiếu nguồn lực vừa nóng vội, làm tắt nên TĐNL xây xong hay thì cũng có hay nhưng không dùng được. Thậm chí, không ít khi TĐNL không trở thành công cụ QTNNL và phát triển NNL mà còn trở thành rào cản. Để xây dựng thành công TĐNL chúng ta cần tuân thủ bốn bước sau:
Bước 1: Phân tích công việc

Trước khi đi phân tích công việc, chúng ta cần thống nhất một số khái niệm liên quan đến công việc sau:

1. Công việc: Công việc là một công đoạn nhất định trong luồng/ quy trình làm việc. Ví dụ: công việc kế toán, công việc nhân sự,…

2. Vị trí: Vị trí là địa vị/ chức danh của người đảm nhận công việc. Ví dụ: Trong công việc kế toán có các vị trí: kế toán trưởng, kế toán tổng hợp, kế toán kho,…

3. Trách nhiệm: Trách nhiệm là điều phải gánh vác/ nhận lấy về mình đối với công việc đó. Trách nhiệm phản ánh kết quả đầu ra của công việc. Ví dụ: một trong những trách nhiệm của kế toán kho là đảm bảo thống kê chính xác số liệu xuất, nhập tồn kho với thực tế tại kho.

4. Nhiệm vụ: Nhiệm vụ là những công việc phải làm để thực hiện trách nhiệm. Nhiệm vụ phản ánh cách thức thực hiện công việc. ( Mỗi nhiệm vụ là một bước trong quy trình làm việc)

Thế nào là phân tích công việc?

Phân tích công việc là việc phân tích các yếu tố của một công việc cụ thể nhằm đánh giá tầm quan trọng, mức độ khó, những kết quả cần thiết, những yếu tố liên quan ảnh hưởng đến công việc,…. Phân tích công việc là phân tích các yếu tố:

1. Các trách nhiệm: để phân tích các trách nhiệm của một công việc, ta cần trả lời các câu hỏi: Công việc ấy cần thông tin từ đâu? Ai cần kết quả của công việc đó? Kết quả công việc đó phải đạt tiêu chuẩn nào? Người đảm nhiệm công việc cần báo cáo cho ai? Thời hạn thực hiện? ….

2. Các nhiệm vụ: Để phân tích các nhiệm vụ của một công việc, ta xem xét: công việc đó gồm những nhiệm vụ cụ thể nào? Cách thức thực hiện ra sao? Yêu cầu về khối lượng, chất lượng, tiến độ công việc thế nào?

3. Phạm vi ảnh hưởng: Phân tích phạm vi ảnh hưởng của công việc ta cần trả lời các câu hỏi: Công việc có yêu cầu gì về cơ sở vật chất, máy móc thiết bị, công nghệ thế nào? Có phải ra quyết định hay không? Có liên quan đến tài chính, tài sản gì không? Có ảnh hưởng gì đến người khác không? Có phải thông tin nội bộ hay bên ngoài gì không? ….

4. Tính chất công việc: Phân tích tính chất công việc là ta đi xem xét công việc đó có yêu cầu về thể lực hay trí lực thế nào? Có nguy hiểm hay không? Có thường làm đêm, làm trong môi trường độc hại, trên cạn, dưới nước hay trên không? …

5. Yêu cầu về năng lực: Phân tích yêu cầu năng lực là xem xét xem công việc đó cần người có những kiến thức, kỹ năng, thái độ/tố chất thế nào?

Bước 2: Xác định tiêu chuẩn năng lực


Bộ tiêu chuẩn năng lực bao gồm 04 nội dung chính:

1. Yêu cầu năng lực: gồm kiến thức, kỹ năng, tố chất/thái độ

2. Cấp độ năng lực: là cấp bậc của từng tiêu chí năng lực cần thiết

3. Trọng số: là hệ số quan trọng của từng tiêu chí năng lực.

Chúng ta lần lượt xây dựng 04 nội dung này:

1. Xác định tiêu chuẩn năng lực:

Thông qua bước phân tích công việc, chúng ta xác định được X tiêu chuẩn năng lực của X vị trí công việc trong doanh nghiệp. Tập hợp X tiêu chuẩn năng lực chúng ta gọi là Bộ tiêu chuẩn năng lực (gồm: kiến thức, kỹ năng, thái độ/tố chất cần thiết của người đảm nhận công việc) hay Tiêu chí năng lực cốt lõi. Trong đó:

· Kiến thức: là sự hiểu biết. Sự hiểu biết này có thể do được đào tạo hay tự tìm hiểu thông qua sách vở, giao tiếp, làm việc,…. Theo định nghĩa này thì kiến thức không liên quan gì đến văn bằng, loại bằng cấp như chúng ta vẫn nghĩ lâu nay. Vì vậy, trong yêu cầu về năng lực cũng không cần thiết phải đề cập đến bằng cấp như nhiều đơn vị đang làm.

· Kỹ năng: là khả năng thực hiện một việc nào đó một cách thuần thục. Thực tế cuộc sống cho thấy, có những người có kiến thức rất tốt (biết rất nhiều) nhưng thiếu rèn luyện, thiếu kỹ năng nên không làm được gì cả. Trái lại, có những người dù biết rất ít (kiến thức kém) nhưng lại được rèn luyện nên làm việc rất hiệu quả. Vì vậy, kỹ năng mới là nội dung quan trọng trong tiêu chuẩn năng lực. Trong khi đó, không ít yêu cầu năng lực hiện nay của chúng ta chỉ chăm chăm đến bằng cấp mà xem nhẹ kỹ năng nên tìm được người phù hợp với yêu cầu năng lực thì vẫn không đáp ứng được yêu cầu công việc. Cho nên việc tuyển dụng, bố trí công việc đều phụ thuộc vào may rủi.

· Tố chất/ thái độ: Tố chất của mỗi con người do 80% bẩm sinh, 20% còn lại được xây dựng bởi quá trình giáo dục & tác động của môi trường sống. Vì vậy, tố chất là yêu cầu bên trong, phần chìm của mỗi con người, vốn rất khó định nghĩa và khó đánh giá. Tuy nhiên, thế giới loài người được chia thành 32 nhóm tính cách (tố chất), mỗi nhóm phù hợp với một nghề hoặc một nhóm nghề. Nếu chúng ta tìm & bố trí được người có tố chất phù hợp với công việc thì người đó sẽ rất dễ dàng thành công & phát triển nhanh chóng. Ngược lại, người đó dù có kiến thức, kỹ năng tốt vẫn chỉ loay hoay ở mức “đáp ứng đủ” yêu cầu. Vì vậy, yêu cầu về tố chất lại đóng vai trò cực kỳ quan trọng, quyết định sự thành công của nhà quản lý trong việc chọn người & bố trí công việc.

Sau khi xác định được tiêu chuẩn năng lực, bước tiếp theo là xây dựng thang năng lực & xác định cấp độ chuẩn của từng tiêu chí năng lực.

2. Xây dựng thang năng lực: là xác định các cấp bậc năng lực. Việc xác định thang năng lực của doanh nghiệp có bao nhiêu bậc hoàn toàn mang tính chủ quan của nhà lãnh đạo. Thông thường, một thang năng lực có từ 4 đến 10 bậc. Số bậc càng nhiều thì việc đánh giá sẽ càng chi tiết. Tuy nhiên, việc xây dựng một thang năng lực đến 10 bậc sẽ rất phức tạp và khó khăn cho quá trình đánh giá. Vì vậy, cá nhân tôi, chỉ thích xây dựng thang năng lực từ 4 – 5 bậc.

3. Xác định trọng số: trọng số năng lực là hệ số đánh giá mức độ quan trọng của một tiêu chí năng lực. Thông thường, trọng số cũng chỉ từ 1 - 4 là đủ.

Ví dụ: đối với vị trí giám đốc điều hành, tiêu chí kiến thức “Hoạch định chiến lược” là quan trọng nhất và doanh nghiệp đó xác định trọng số là 4. Trong khi đó, tiêu chí kiến thức “nhân sự” lại ít quan trọng hơn & được xác định trọng số là 2.

Như vậy là chúng ta đã có được bộ tiêu chuẩn năng lực

Một nội dung cũng rất quan trọng nhưng thường bị chúng ta bỏ quên là xác định thước đo cho các tiêu chí năng lực bởi vì mỗi tiêu chí có thể có nhiều thước đo, nếu chúng ta không xác định thước đo & thông tin đến các thành viên có liên quan một cách đầy đủ thì khi đánh giá, chúng ta sẽ lại lúng túng kiểu “ông nói gà – bà nói vịt”. Vì vậy, chúng ta cũng cần phải xác định thước đo phù hợp ngay khi xây dựng các tiêu chí năng lực. Thước đo này có thể thay đổi tuỳ từng giai đoạn phát triển & mục tiêu của doanh nghiệp.



Bước 3: Xem xét văn hoá & đặc thù của doanh nghiệp.

Đây là phần rất quan trọng nhưng lại ít được doanh nghiệp quan tâm nên các bộ tiêu chuẩn năng lực & tự điển năng lực của các doanh nghiệp gần như giống nhau để rồi, dù có đủ công cụ nhưng doanh nghiệp & nhà quản lý vẫn cứ loay hoay mỗi khi đánh giá năng lực, hoạch định phát triển nguồn nhân lực, bố trí công việc,…

Việc xem xét văn hoá & đặc thù của doanh nghiệp sẽ giúp chúng ta xây dựng được bộ tiêu chuẩn năng lực & TĐNL phù hợp để chọn & phát triển được những con người phù hợp mới mục tiêu của doanh nghiệp, có thể gắn bó & thành công cùng doanh nghiệp.

Ví dụ: một số doanh nghiệp yêu cầu mọi cá nhân trong doanh nghiệp đều phải có khả năng tư duy sáng tạo, có khát vọng lớn. Hoặc một số doanh nghiệp kinh doanh ngành ẩm thực thì yêu cầu nhân viên ở bất kỳ vị trí nào cũng phải có kiến thức cơ bản về ẩm thực,…



Bước 4: Xây dựng tự điển năng lực

Đến đây, chúng ta đã có được bộ tiêu chuẩn năng lực cho tất cả các vị trí trong doanh nghiệp.

Tuy nhiên, chúng ta không biết thế nào là “Hoạch định chiến lực”, thế nào là “Thiết lập hệ thống”,… Vì vậy, chúng ta phải xây dựng một bộ định nghĩa cho từng tiêu chí năng lực theo từng cấp độ. Nếu khi xây dựng thang năng lực, bạn xây dựng thang có 10 bậc thì giờ đây bạn phải xây dựng bộ định nghĩa này theo 10 bậc (10 cấp độ). Bạn sẽ thấy việc này là quá phức tạp và vô cùng vất vả. Đó là chưa kể, nếu xây dựng thang năng lực là 10 bậc thì thang điểm khi đánh giá năng lực của nhân viên cũng phải là thang điểm 10 thì việc đánh giá cũng phức tạp không kém. Cho nên, thang năng lực 4 – 5 bậc là đủ dùng.



Chúng ta vừa xây dựng thành công Tự điển năng lực của doanh nghiệp. Chúc bạn vận dụng hiệu quả & thành công!
(nguồn: http://www.hrlink.vn/diendan/index.php?showtopic=84015)