Kaizen là hoạt động cải tiến liên tục với sự tham gia của moi người nhằm cải thiện không ngừng môi trường làm việc, cuộc sống mỗi cá nhân, mỗi gia đình. Nó nâng cao chất lượng công việc, ghi nhận sự tham gia của các nhà quản lý nhân sự, tài chính.. nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ và giảm chi phí hoạt động.

Ban đầu, Kaizen được hãng ô tô TOYOTA áp dụng để nâng cao năng lực sản xuất, giảm giá, tăng lợi nhuận... Sau thành công của Toyota, Kaizen và 5S đã được nhiều nước trên thế giới, kể cả Việt Nam, học tâp và vận dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Kaizen không đòi hỏi vốn đầu tư lớn nhưng yêu cầu sự cam kết và nỗ lực ở mọi cấp của doanh nghiệp.

10 Nguyên tắc của KAIZEN

1. Luôn tập trung vào khách hàng

- Nguyên tắc bất biến: sản xuất và cung cấp dịch vụ theo định hướng thị trường và đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

- Mục tiêu: chủ yếu tập trung vào cải tiến và quản trị chất lượng sản phẩm, nhằm phục vụ khách hàng, gia tăng lợi ích sản phẩm để tối đa hóa sự hài lòng của khách hàng.

- Người hưởng lợi cuối cùng chính là khách hàng nên bất cứ hoạt động nào không làm tăng giá trị gia tăng cho sản phẩm và không ngừng nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng thì đều bị loại bỏ.

2. Luôn luôn cải tiến

- Nguyên tắc: Hoàn thành không có nghĩa là kết thúc công việc mà chỉ là hoàn thành ở giai đoạn này trước khi chuyển sang giai đoạn kế tiếp.

- Các tiêu chuẩn kỹ thuật, mẫu mã và chi phí hiện tại sẽ không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng trong tương lai.

- Tập trung cải tiến sản phẩm hiện tại sẽ hiệu quả hơn rất nhiều, ở cả góc độ chi phí lẫn thời gian so với việc sản xuất ra một sản phẩm mới. Vì vậy quá trình cải tiến sản phẩm, dịch vụ cần được lập kế hoạch và thực hiện một cách liên tục rõ ràng.

3. Xây dựng văn hóa "không đổ lỗi"

- Phương châm "lỗi do tôi, thành công do tâp thể", quy trách nhiệm đúng đắn và phù hợp cho từng cá nhân, cá nhân phải chịu trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ được giao.

- Không báo cáo, xin lỗi vì những lý do không chính đáng như: trời nắng, trời mưa, điều kiện nghèo nàn...

- Phát huy năng lực của mỗi thành viên để cùng nhau sửa lỗi, hoàn thiện sản phẩm tốt nhất có thể...Từ đó, uy tín doanh nghiệp tăng, sản phẩm và dịch vụ có chỗ đứng vững chắc trên thị trường.

4. Thúc đẩy môi trường văn hóa mở

- Xây dựng văn hóa doanh nghiệp theo tiêu chí " doanh nghiệp duy nhất cho sản phẩm "trên thị trường.

- Xây dựng một môi trường văn hóa mở, văn hóa không đổ lỗi, nhân viên dám nhìn thẳng vào sai sót, chỉ ra các điểm yếu và yêu cầu đồng nghiệp, lãnh đạo giúp đỡ.

- Xây dựng tốt hệ thống thông tin nội bộ, trong đó có kênh thông tin cần hỗ trợ đắc lực để nhân viên chia sẻ và trao đổi kinh nghiệm giữa các bộ phận, giữa đồng nghiệp, nhân viên với lãnh đạo và ngược lại trong toàn công ty.

5. Khuyến khích làm việc theo nhóm

- Tạo dựng các nhóm làm việc hiệu quả là một phần quan trọng trong cấu trúc của công ty.

- Mỗi nhóm cần được phân quyền hạn nhất định: Trưởng nhóm cần bao quát, nắm rõ nhiệm vụ, yêu cầu và có khả năng tập hợp, biết đánh giá và sắp xếp phù hợp năng lực các thành viên để triển khai dự án hiệu quả. Thành viên cần nỗ lực phối hợp để nhóm đạt hiệu quả tốt, hiệu quả và liên tục cải tiến.

- Tôn trọng uy tín và cá tính của mỗi thành viên.

6. Quản lý các dự án kết hợp với các bộ phận chức năng

Theo nguyên tắc này, các nhà quản lý nhân sự cần bố trí hợp lý nguồn lực kết hợp từ các bộ phận, phòng ban trong công ty kể cả tận dụng nguồn lực từ bên ngoài để làm dự án.

7. Nuôi dưỡng các quy trình quan hệ đúng đắn

- Không tạo dựng quan hệ đối đầu hay kẻ thù.

- Đầu tư vào các chương trình đào tạo kỹ năng giao tiếp cho nhân viên, đặc biệt là các khóa đào tạo cho nhà quản lý và lãnh đạo, là những người có trách nhiệm cao nhất đảm bảo cho quá trình giao tiếp, trao đổi thông tin tốt đẹp nhất.

- Đầu tư để tạo dựng niềm tin cho nhân viên luôn có lòng trung thành và cam kết làm việc lâu dài trong công ty.

8. Rèn luyện ý thức kỷ luật, tự giác:

- Tự nguyện thích nghi với nghi lễ, luật lệ của xã hội.

- Hy sinh quyền lợi của bản thân để có sự đồng nhất với đồng nghiệp và cương lĩnh của công ty.

- Luôn tự soi xét để kiềm chế cá tính của riêng mình, đặt lợi ích công việc lên trên hết.

9. Thông tin đến mọi nhân viên

- Thông tin là một yếu tố đầu vào quan trọng hàng đầu trong quá trình sản xuất kinh doanh hiện đại.

- Nhân viên không thể đạt kết quả xuất sắc ngoài mong đợi nếu không thấu hiểu nhiệm vụ, giá trị, sản phẩm, kết quả kinh doanh, nhân sự và các kế hoạch khác của công ty.

- Duy trì việc chia sẻ thông tin cho mọi nhân viên chính là một phương thức san sẻ khó khăn, thách thức của công ty cho mỗi thành viên.

10. Thúc đẩy năng suất và hiệu quả

Thông qua tổng hợp các phương pháp đào tạo

- Đào tạo đa kỹ năng

- Khuyến khích và tạo động cơ làm việc

- Xây dựng tinh thần trách nhiệm trong công việc

- Phân quyền cụ thể

- Phát huy khả năng chủ động và tự quyết định

- Tạo điều kiện tiếp cận và sử dụng nguồn lực, khuyến khích nhân viên đưa ra ý kiến phản hồi

- Luân chuyển công việc và khen thưởng kịp thời