Hoạch định nhân lực là quá trình đưa ra dự báo về nhu cầu sử dụng nguồn nhân lực của doanh nghiệp để tiến hành đáp ứng nhu cầu đó. Đây là một tiến trình nhằm đảm bảo cho tổ chức có đủ số người với những kỹ năng hoàn thành công việc nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức.

Lập kế hoạch nguồn nhân lực là một công việc quan trọng kéo theo việc dự báo các nhu cầu của tổ chức trong tương lai về vấn đề nhân lực để đảm bảo rằng tổ chức sẽ có đủ cán bộ cần thiết vào các thời điểm cần thiết để tạo ra mục tiêu của tổ chức. Khi dự báo nhu cần nhân lực các nhà hoạch định nhân sự cần phải xác định các phương hướng chiến lược, các mục tiêu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn của doanh nghiệp. Hoạch định chiến lược là quá trình liên kết những nỗ lực của kế hoạch nhân lực với định hướng chiến lược của công ty.

Một nhà hoạch định nhân sự cần phải biết đưa ra các phương hướng chiến lược và các mục tiêu chiến lược cho doanh nghiệp.

Xác định các phương hướng chiến lược:

- Các mục tiêu phát triển

- Mức thu nhập và lợi tức dự báo

- Quy mô mong muốn của tổ chức

- Mục tiêu công nhận của tổ chức

- Mục tiêu về chất lượng sản phẩm và dịch vụ...

Thực hiện các mục tiêu chiến lược:

- Cần phải thỏa mãn các mục tiêu nào?

- Các chức năng hiện tại sẽ phát triển như thế nào?

- Sẽ cần các loại năng lực gì?

- Cần bao nhiêu người để thực hiện công việc?

- Vào lúc nào và mất thời gian là bao nhiêu?

- Công việc bán thời gian hay toàn thời gian?

- Trong số nhân viên hiện nay, có những nhân viên nào có khả năng thực hiện được công việc này?

- Với sự bồi dưỡng đào tạo liệu nhân viên có khả năng thực hiện được công việc này không?

Dự báo về mức độ khả dụng của nguồn nhân lực:

- Phân tích mức độ khả dụng của số nhân viên hiện nay

- Xác định nhân viên có khả năng đáp ứng những nhu cầu sau một đợt bồi dưỡng nghiệp vụ

Nắm bắt những năng lực và kỹ năng của tất cả các nhân viên hiện có:

- Kinh nghiệm nghề nhiệp

- Hiệu quả

- Đào tạo trình độ nghiệp vụ

- Lĩnh vực chuyên môn nắm vững

- Mối quan tâm, khát khao và nguyện vọng nghề nghiệp của nhân viên

Có hai sự chênh lệch mà doanh nghiệp hay gặp phải:

- Sự chênh lệch về lượng khi xảy ra tình trạng thiếu hoặc thừa công nhân. Thiếu nhân công là tình trạng số chỗ làm trongdoanh nghiệp nhiều hơn số người có năng lực để thực hiện chức danh. Thừa nhân công là số người có trình độ nghiệp vụ cao hơn nhiều so với số chỗ làm cần thỏa mãn.

- Chênh lệch về chất là tình trạng không có đủ số nhân viên có năng lực và kỹ thuật cần thiết để thực hiện các chức danh cần tuyển hoặc nhân viên có trình độ nghiệp vụ quá cao so với các chức danh cần bổ nhiệm.

Khi doanh nghiệp thiếu hụt cần phải có kế hoạch thu hút nguồn nhân lực. Quá trình này gọi là tuyển mộ: quá trình thu hút và tìm kiếm những người được coi là có đủ năng lực để đăng ký dự tuyển vào làm việc. Có nhiều nguôn cung cấp ứng viên ta có thể chia ra làm hai nguồn chính:

Nguồn cung cấp ứng viên nội bộ ( Nguồn từ bên trong công ty)

Có thể có những nhân viên có sẵn trong nội bộ doanh nghiệp sẽ đáp ứng đầy đủ những yêu cầu trong tương lai. Do đó việc tuyển dụng trực tiếp ngay từ bên trong công ty thường được ưu tiên hơn, những ưu điểm của việc tuyển chọn này:

- Sẽ tạo ra không khí thi đua giữa các viên chức đang làm việc, thúc đẩy họ hăng hái, phấn đấu sáng tạo, nhiệt tình với công việc hơn để có nhiều cơ hội thăng tiến.

- Nhân viên trong công ty đã hiểu rõ văn hóa sẽ dễ dàng hơn trong việc thực hiện công việc vì họ đã có những mối quan hệ nhất định trong công ty.

- Đã nắm rõ được các mục tiêu vì thế thực hiện công việc sẽ dễ dàng hơn.

- Lãnh đạo đã hiểu tính cách, lòng trung thành và tinh thần trách nhiệm nên dễ dàng tin tưởng giao phó các nhiệm vụ quan trọng hơn.

Người Nhật họ có quan điểm như nếu chọn nhà lãnh đạo thì chỉ chọn người trong công ty vì chỉ có người công ty mới hiểu được nội tình của công ty. Khi công ty đứng trước bờ vực phá sản hay có sự đổi mới hoàn toàn về mặt công nghệ thì họ mới nghĩ đến việc chọn một giám đốc từ bên ngoài.

Nguồn cung cấp ứng viên từ bên ngoài

Nếu các nhà quản lý coi nhân công như là "chi phí" họ sẽ thường tìm kiếm nhân công ở thị trường bên ngoài. Nếu các nhà quản lý coi nhân viên như tài sản của doanh nghiệp thì họ sẽ không ngại khi bỏ ra khoản lớn đầu tư cho việc đào tạo và phát triển. Một số nguồn từ bên ngoài như :

- Nguồn từ bạn bè, người thân quen của nhân viên công ty: Nguồn này có chất lượng cao và nhân viên dễ hòa nhập với doanh nghiệp trong thời gian ngắn. Tuyển dụng qua nguồn này thì chi phí tuyển dụng thấp và nhanh hơn. Tỉ lệ bỏ việc giữa chừng sẽ ít hơn. Các nhà hoạch định thường đầu tư một ít chi phí để trả cho người giới thiệu nhân lực cho công ty. Tuy nhiên hạn chế là không tránh khỏi trường hợp thiên vị hoặc ác cảm trong nhân viên khi bạn bè người thân của họ bị từ chối.

- Nguồn từ nhân viên cũ của công ty: Đây là những nhân viên đã từng làm việc cho công ty nhưng bỏ công ty vì những lý do cá nhân nhưng giờ họ lại xin quay trở về làm việc cống hiến. Nguồn nhân lực này thì người Việt Nam không ưa chuộng vì họ có suy nghĩ nhân viên đã đi rồi quay lại là kẻ "đứng núi này trông núi nọ" song ở các nước phát triển người ta lại cho rằng những nhân viên này khi quay trở lại làm việc thì chắc chắn họ sẽ làm tốt hơn với ý nghĩ bù đắp lại sai lầm.

- Nguồn nhân viên mới đến từ việc quảng cáo: Hiện nay hình thức phổ biến nhất của tuyển dụng chính là mạng xã hội, quảng cáo trên báo chí. Việc này đem lại cho công ty cơ hội lựa chọn nhân tài cao hơn, nhiều hơn.

- Tuyển chọn trực tiếp từ các trường đại học và cao đẳng: Tổ chức có thể tuyển người từ các trường đại học và cao đẳng qua các sự kiện đặc biệt (ví dụ ngày hội nghề nghiệp), sách báo hoặc các cuộc thăm viếng trường. Các tổ chức có thể mong muốn phát triển và duy trì mối quan hệ lâu dài với trường để tối đa hóa khả năng lôi kéo sinh viên sẽ dự tuyển trong tương lai. Tài trợ học bổng toàn phần hay một phần cho sinh viên là chính sách thu hút nguồn sinh viên giỏi và quảng cáo hình ảnh của công ty.

- Tuyển dụng tư các đối thủ cạnh tranh: tuyển dụng từ nguồn này được coi là có hiệu quả nhất. Công ty không phải bỏ chi phí đào tạo và nhân viên có sẵn tay nghề nên thực hiện công việc có hiệu quả ngay mà không phải qua giai đoạn tập sự. Không những thế, việc tuyển dụng từ nguồn này còn có thể làm suy yếu đối thủ cạnh tranh. Tất nhiên tuyển dụng từ nguồn này phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: khả năng tài chính, chính sách lôi kéo những người tài năng của công ty. Chính sách tuyển dụng từ nguồn này đôi khi vấp phải sự chống đối của những người theo tư tưởng truyền thống Á đông. Họ cho rằng chính sách này như một sự ăn cướp công sức của người khác. Vì vậy những công ty có mối quan hệ gắn bó ở Việt nam hầu như không thực hiện chính sách này. Khi thực hiện hình thức tuyển dụng này các công ty thường thực hiện thông qua các tổ chức “săn đầu người”. Cách này giúp công ty tránh đối đầu trực tiếp với các đối thủ cạnh tranh.

Thành công của quá trình tuyển mộ sẽ bị tác động bởi các cơ hội đào tạo, phát triển và thù lao của tổ chức. Phát triển những cơ hội này cho ứng viên sẽ bảo đảm hơn cho những thành công trong việc thu hút nguồn nhân lực kể cả nguồn nhân lực chất lượng cao.

St.