Giám sát – Bước Quan Trọng Nhất trong Vấn đề Ủy quyền

Là một doanh nhân, một lãnh đạo của một tổ chức hay nhà quản lý, bạn cần phải ủy quyền các dự án hay giao nhiệm vụ cho cấp dưới. Khi giao một dự án hay một nhiệm vụ, bạn phải đảm bảo dự án hay nhiệm vụ đó được thực hiện đúng. Điều này đỏi hỏi sự giám sát của bạn.

Người phải thực hiện dự án hay nhiệm vụ đó có thể có cảm giác khó chịu khi phải chịu sự giám sát của bạn, tuy nhiên họ cần hiểu rằng bạn đang làm công việc của mình. Trách nhiệm của bạn là đảm bảo dự án hay nhiệm vụ được hoàn thành và hoàn thành đúng hướng.

Nếu bạn gặp thất bại trong việc giám sát họ thì bạn sẽ chẳng bao giờ biết được nhiệm vụ thật sự được hoàn thành chưa hay hoàn thành như thế nào. Có khả năng người được giao nhiệm vụ chưa hoàn thành công việc gì cả hay chưa hoàn thành đúng hướng. Thậm chí khi họ báo cáo cho bạn họ đã hoàn thành xong dự án thì trách nhiệm của bạn vẫn là đảm bảo nó đã được thực hiện đúng.

Người ta thường bổ nhiệm dự án hay công việc thường lệ mà không bao giờ dành thời gian để giám sát. Vì vậy mà khi nhiều tháng trôi qua, họ đột nhiên nhận ra công việc chưa được hoàn thành hay bị hoàn thành sai hướng. Người thực hiện nhiệm vụ sau đó cũng cảm thấy ngỡ ngàng khi được biết là mình đã và đang thực hiện nhiệm vụ không đúng hướng trong mấy tháng liền. Điều này cũng không thật sự công bằng đối vói người thực hiện nhiệm vụ. Họ không nên bị khiển trách khi đã làm sai chỉ vì bạn không giám sát họ.

Khi bạn bổ nhiệm dự án hoặc giao nhiệm vụ cho một người nào đó, bạn bắt đầu ngay bước giám sát bằng cách yêu cầu anh ta giải thích chi tiết cho bạn. Bạn sẽ muốn họ giải thích suy nghĩ của họ về nhiệm vụ họ sẽ làm là gì và làm cách nào dự án được hoàn thành theo đúng tiến độ. Khi thời hạn đã gần kề, bạn sẽ muốn hỏi họ rằng ai đang thực hiện nhiệm vụ, rằng họ có thể hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn hay họ có những khúc mắc cần giải đáp. Khi thời hạn đến, bạn cần hỏi họ cụ thể dự án đã hoàn thành hay chưa. Sau đó bạn cần xem xét rằng nhiệm vụ đã thực sự hoàn thành.

Hãy nhớ rằng, khi ủy quyền cho một ai đó, bạn cần phải yêu cầu họ giải thích thông tin chi tiết ngay. Bạn cũng phải giám sát trước khi thời hạn thực hiện dự án đến. Khi thời hạn đến, hãy giám sát để đảm bảo dự án được hoàn thành đúng với mong muốn của bạn. Khi ủy quyền cho ai đó, hãy giám sát họ vì như vậy bạn sẽ tránh được những ngỡ ngàng có thể xảy đến.
(at team building tips)